Editar metadatos DOCX

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   Añada un archivo de Word

   Arrastre un archivo DOCX, DOCM, DOTX o DOTM a la página, o pulse Examinar. La herramienta lee las propiedades existentes del documento y rellena todos los campos con ellas.

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   Edite las propiedades que quiera cambiar

   Cambie el título, el autor, la empresa, las palabras clave, las fechas o cualquiera de los 26 campos. O pulse Borrar todo para vaciar todas las propiedades, o Anonimizar para borrar solo las que nombran a una persona o a un empleador.

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   Aplique y descargue

   Pulse Aplicar. La herramienta escribe los nuevos valores, vuelve a leer el archivo guardado con un segundo lector, le muestra lo que ha cambiado y le entrega el documento actualizado para descargar.

Todo documento de Word lleva un conjunto de propiedades que viajan con el archivo allá donde vaya: quién lo escribió, para qué empresa trabaja, cómo se llama, cuándo se creó, cuánto tiempo se estuvo editando y, a menudo, una lista de palabras clave. El Explorador de Windows las muestra en el panel de detalles. macOS las muestra en Obtener información. Un sistema de gestión documental las indexa. Un cliente, un periodista o un responsable de selección que reciba el archivo puede leerlas todas con dos clics. Editar los metadatos de Word significa decidir qué dice ese archivo sobre sí mismo antes de que salga de sus manos: poner un título real para que se pueda encontrar, añadir palabras clave para poder agruparlo, o quitar un nombre de autor y de empresa antes de enviar una plantilla fuera de su organización.

Qué se gana editando las propiedades

• Un documento localizable: un Título, un Asunto y unas Palabras clave reales hacen que el archivo se pueda buscar en el Explorador, en SharePoint y en cualquier sistema documental que indexe propiedades. Un archivo llamado Documento1.docx sin título es invisible para todos ellos.
• Una entrega limpia: borrar Autor, Guardado por última vez por, Empresa y Administrador elimina los cuatro campos que con más frecuencia revelan quién produjo un documento y dónde trabaja.
• Atribución correcta: una plantilla que pasa entre compañeros conserva para siempre el nombre del autor original hasta que alguien lo cambia. Establecer el Autor se arregla en una línea.
• Fechas honestas: Creación, Modificación y Última impresión son editables aquí y no se tocan en ningún otro caso, así que la historia de un documento sobrevive a una edición de su título.
• Sus propios campos: las propiedades personalizadas guardan un nombre de cliente, un número de expediente, un estado de revisión o una fecha límite junto al documento, y Word puede insertarlas en el texto como campos.
• Un lote fiable: un solo conjunto de valores aplicado a hasta cincuenta documentos, con los campos no tocados de cada documento exactamente como estaban.

Un archivo de Word es un paquete de partes pequeñas, y las propiedades no se guardan en un solo sitio. Saber qué parte contiene qué explica por qué algunos editores solo muestran cinco campos, y por qué borrar el Autor puede dejar un nombre dentro del documento de todos modos.

Los cuatro lugares donde puede esconderse un nombre

• Propiedades principales: Título, Asunto, Autor, Palabras clave, Comentarios, Guardado por última vez por, Categoría, Estado del contenido, Número de revisión, Versión, Idioma, Identificador y las fechas de Creación, Modificación y Última impresión. Es la parte que leen la mayoría de los editores en línea, y para muchos es la única.
• Propiedades extendidas: Empresa, Administrador, Aplicación, Plantilla y Tiempo total de edición, más las estadísticas que mantiene Word: Páginas, Palabras, Caracteres, Párrafos y Líneas. Word muestra Empresa y Administrador en el mismo cuadro de diálogo que Título y Autor, así que una herramienta que no vea esta parte le dirá tan tranquila que un documento es anónimo mientras sigue nombrando a su empleador.
• Propiedades personalizadas: sus propios campos con nombre, con un valor de texto, número, fecha o sí/no. Es la pestaña Personalizar de Word. Los documentos que salen de un sistema de gestión documental suelen estar llenos de ellas.
• El cuerpo del documento: cada inserción y eliminación registrada y cada comentario guardan el nombre de la persona que los hizo, la lista de personas guarda su dirección de correo, y cada párrafo lleva un identificador de sesión de edición que vincula el archivo a una instalación concreta de Word. Nada de esto es una propiedad del documento, y borrar el Autor no afecta a ninguno de ellos.

Esta herramienta lee y escribe las cuatro. Los campos de propiedades cubren las tres primeras; los controles de datos personales del panel de ajustes cubren la cuarta.

El cuadro de diálogo de propiedades de Word agrupa sus campos en un bloque de resumen y otro de origen, y esta página usa los mismos nombres en el mismo orden para que lo que usted establezca aquí sea lo que verá allí.

Los campos del resumen

• Título: el nombre real del documento, independiente de su nombre de archivo. Es lo que muestran los sistemas de búsqueda y de gestión documental, y el campo más útil que se puede rellenar.
• Asunto: una descripción breve de qué trata el documento: un proyecto, un cliente, un tema.
• Autor: la persona que lo escribió. En el formato de archivo es el campo creador, que el cuadro de propiedades de Word etiqueta como Autor. No es el mismo campo que Guardado por última vez por.
• Palabras clave: etiquetas separadas por comas. Word las llama Etiquetas en algunas versiones. Se usan para agrupar y para buscar.
• Comentarios: una nota libre más larga sobre el documento, visible en el panel de detalles.
• Guardado por última vez por: quien guardó el archivo por última vez. Word lo reescribe cada vez que alguien guarda, así que a menudo es un nombre distinto del Autor y es el que más se olvida.
• Categoría: una clasificación, como Informe, Contrato o Acta.
• Estado del contenido: en qué punto de su ciclo de vida está el documento: Borrador, En revisión, Final.

Los campos de origen

• Empresa y Administrador: su organización y la persona responsable. Word rellena Empresa automáticamente desde la instalación, que es la razón de que tantos documentos la lleven sin que nadie lo note.
• Aplicación y Plantilla: qué programa produjo el archivo y en qué plantilla se basó. Ambos nombran la máquina de la que salió el documento.
• Tiempo total de edición: cuántos minutos ha estado abierto el documento para editar. Rara vez útil y de vez en cuando revelador.
• Número de revisión y Versión: cuántas veces se ha guardado el documento, y una etiqueta de versión si se estableció alguna.
• Idioma e Identificador: la etiqueta de idioma del documento y cualquier número de referencia externo.
• Creación, Modificación y Última impresión: las tres fechas. Cada una tiene un botón para fijarla al momento actual, y ninguna cambia salvo que usted la cambie.

Enviar un documento fuera de su organización es el momento en que sus propiedades más importan, y el momento en que menos se comprueban. Tres ajustes preestablecidos cubren los casos reales, y cada uno indica exactamente lo que hace antes de que pulse Aplicar.

Los tres ajustes preestablecidos

• Anonimizar: borra solo los campos que identifican a una persona, un empleador o una máquina —Autor, Guardado por última vez por, Empresa, Administrador, Aplicación, Plantilla, Tiempo total de edición y propiedades personalizadas— y conserva Título, Asunto, Palabras clave y las fechas, de modo que el documento sigue siendo localizable y su historia intacta. Es el ajuste adecuado para casi cualquier envío.
• Borrar todo: vacía todas las propiedades, incluidas las estadísticas, y elimina por completo las personalizadas. No se añade nada en su lugar: la herramienta no estampa su propio nombre en el campo Aplicación como hacen algunos editores.
• Restaurar original: devuelve todos los campos al estado en que llegó el documento, de forma que pueda experimentar sin tener que volver a cargar el archivo.

Junto a los ajustes preestablecidos, dos controles se ocupan de la parte que vive en el cuerpo del documento: eliminar los nombres de autor del control de cambios y los comentarios, y eliminar las huellas de sesión de edición. El panel le dice cuántos nombres ha encontrado y los enumera, así que usted elige eliminar algo concreto en lugar de marcar una casilla por si acaso. Ambos son Pro.

Un archivo de Word es un archivo comprimido de partes pequeñas, y las propiedades viven en tres de ellas — docProps. En lugar de desmontar el documento y volver a montarlo, esta herramienta lee solo el índice del final del archivo y las tres pequeñas partes de propiedades a las que apunta, y después escribe un archivo nuevo cuyas demás partes se trasladan como los bytes propios del original. Por eso un documento de cien megabytes cuesta lo mismo que uno de dos kilobytes, y por eso la promesa de que no ha cambiado nada más se puede comprobar en vez de afirmarse: todas las partes salvo las que usted editó se comparan byte a byte en el conjunto de pruebas.

Qué ocurre cuando pulsa Aplicar

• Solo se reescriben los elementos cambiados: un campo que usted no ha tocado nunca se visita, así que no se puede reordenar, reescapar ni perder. Los elementos que permanecen son los caracteres propios del documento, sin cambios.
• Las partes que faltan se crean correctamente: si un documento nunca ha tenido Empresa ni una propiedad personalizada, se añaden las partes que las contienen junto con las entradas que hacen que Word repare en ellas. Una parte añadida sin ellas se ignora en silencio: así es como desaparece un valor guardado.
• El resto del archivo se copia, no se reconstruye: todas las demás partes pasan como bytes originales, así que las imágenes no se vuelven a comprimir ni las fuentes a incrustar. El tamaño del archivo apenas se mueve.
• El resultado se relee de forma independiente: un segundo lector, que no comparte código con el que escribió el archivo, abre el documento terminado e informa de lo que encuentra. La comparación que usted ve es entre el documento del que partió y los bytes que está a punto de descargar.

Leer las propiedades de un documento tarda unos dos milisegundos, tanto si pesa dos kilobytes como cien megabytes.

Unos pocos hábitos convierten las propiedades del documento en algo útil en lugar de una ocurrencia tardía, y cada uno cuesta unos diez segundos.

Cómo hacerlo bien

• Ponga un Título a todo lo que vaya a necesitar encontrar de nuevo. Los nombres de archivo cambian; los títulos viajan con el archivo.
• Use las Palabras clave como etiquetas, no como una frase: los índices de búsqueda casan con términos separados por comas.
• Compruebe Empresa y Administrador antes de enviar un documento fuera de su organización. Word rellena Empresa por usted y casi nadie se da cuenta.
• Prefiera Anonimizar a Borrar todo al compartir: un título vacío le pone más difícil archivar el documento a quien lo recibe, y eso no ayuda a nadie.
• Deje en paz la fecha de Creación salvo que tenga un motivo para cambiarla. Es el dato de procedencia más útil que lleva un archivo.
• Mire el panel de verificación después de guardar. Le está mostrando lo que hay realmente en el archivo, y leerlo lleva un segundo.

Casos de uso habituales

• Enviar una propuesta a un cliente: Anonimizar y después establecer el Autor y la Empresa con los valores que quiera que vea el cliente.
• Publicar una plantilla: Borrar todo, para que la plantilla llegue sin rastro de quien la construyó.
• Archivar un lote de exportaciones: un mismo Título, Asunto y Categoría aplicados a cincuenta documentos, cada uno conservando sus propias fechas.
• Preparar un documento para revisión: eliminar los nombres de autor del control de cambios y sustituirlos por una etiqueta neutra, para que la revisión siga siendo legible y anónima.
• Arreglar una plantilla heredada: un documento creado a partir del archivo de un compañero conserva su nombre como Autor hasta que alguien lo cambia.
• Añadir referencias de expediente o cliente: las propiedades personalizadas las guardan junto al documento, donde Word puede insertarlas en el texto como campos.

Las cifras siguientes se miden con el propio conjunto de pruebas de esta herramienta, en un portátil Windows de gama media, y se imprimen en cada ejecución en lugar de estimarse.

Medido en esta herramienta

• Leer las propiedades de un documento tarda unos 2 milisegundos, y la cifra apenas se mueve entre un archivo de 2,6 KB y uno de 105 MB: la herramienta lee el índice y tres partes pequeñas, nunca el documento.
• Escribir tarda menos de un milisegundo en ese mismo documento de 105 MB, porque toda parte que usted no editó se traslada como los bytes propios del archivo original.
• Se leen y escriben 26 propiedades integradas, frente a las 5 que podía ver la versión anterior de esta página.
• Todas las partes del documento salvo las editadas se comparan byte a byte después de cada guardado, en 21 formas de archivo distintas.
• Una lectura y escritura completas generan cero peticiones de red: la medición forma parte del conjunto de pruebas, no es una promesa del texto.
• Se admiten cuatro contenedores —DOCX, DOCM, DOTX y DOTM— y cualquiera no admitido se rechaza en el selector de archivos con un mensaje que indica qué hacer en su lugar.

• Word a PDF
• Word a HTML
• Compresor de Word
• Visor de Word
• Editor de metadatos PDF
• Visor de metadatos de imagen