Rellenar formularios PDF online

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   Abre tu formulario

   Suelta un PDF en la página. Se leen todos sus campos y se listan agrupados por la página donde están.

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   Responde los campos

   Escribe en campos de texto, marca casillas, elige una opción, selecciona en un desplegable o en una lista. Tu respuesta aparece en la vista previa mientras escribes.

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   Elige cómo se guarda

   Deja el formulario rellenable para poder editarlo después, o aplánalo para que las respuestas pasen a formar parte de la página y los campos desaparezcan.

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   Descarga

   Pulsa Rellenar y descargar. El archivo se escribe en tu dispositivo y nunca se sube.

Un formulario que llega en PDF suele ser el último paso de algo importante: una reclamación, una solicitud, un registro. Imprimirlo, escribir a mano, escanearlo y confiar en que se lea convierte una tarea de cinco minutos en media hora y produce un documento que nadie puede buscar. Rellenarlo en el sitio mantiene el texto nítido, el archivo pequeño y te deja una copia cuyas respuestas siguen siendo datos y no una fotografía de tinta.

Ventajas de rellenar formularios online

• Nada que instalar: el formulario se abre y se rellena en la página, sin lector que descargar ni cuenta que crear.
• Nada sale de tu dispositivo: el documento se lee, se responde y se escribe donde ya está. Sin subida, sin copia en un servidor, sin política de retención que leer.
• Legible siempre: las respuestas escritas se ven nítidas a cualquier zoom y siguen siendo buscables, cosa que un escaneo de letra manuscrita nunca consigue.
• Reutilizable: guarda tus respuestas una vez y aplícalas al mismo formulario el año que viene.

Un formulario PDF interactivo se construye con un conjunto pequeño y fijo de tipos de campo, y una herramienta que solo maneja el primero es una demostración, no un rellenador. Esta herramienta lee y escribe todos, junto con los indicadores que definen cómo puede comportarse cada campo.

Los tipos de campo

• Texto: una sola línea. Si el formulario define una longitud máxima, la caja deja de aceptar caracteres justo en ese punto en vez de descartarlos en silencio al escribir el archivo.
• Texto multilínea: una caja de párrafo. Los saltos de línea se conservan, mientras que un campo de una línea los convierte en espacios porque es lo que permite el formato.
• Casilla: activada o no. La marca se dibuja con el propio arte del formulario, así que se ve como quiso su autor y no como la dibujaríamos nosotros.
• Grupo de opción: varios botones que comparten un nombre y de los que solo uno puede estar activo. Elegir un segundo desactiva el primero, y se puede vaciar el grupo cuando el formulario lo permite.
• Desplegable: una lista de la que eliges. Algunos son editables, es decir, aceptan cualquier texto aunque no esté en la lista; la herramienta sigue lo que declare el formulario.
• Lista: una lista visible. Algunas admiten varias selecciones y otras solo una, y elegir dos en una lista de selección única conserva la primera en vez de escribir un valor que ningún lector puede mostrar.

Los indicadores que cambian el comportamiento

• Solo lectura: se muestra, se etiqueta y nunca se escribe. Un número de referencia que rellenó quien emitió el formulario debe seguir visible mientras trabajas, y debe salir intacto por el otro lado.
• Obligatorio: se marca y se cuenta en el panel. Un formulario con campos obligatorios sin responder se descarga igualmente — una herramienta no debe retener tu documento — pero se te dice cuántos quedan antes de pulsar el botón.
• Botones y campos de firma: se listan para que la lista coincida con el papel, y se dejan en paz. Un botón envía el formulario a un servidor y un campo de firma necesita un certificado; ninguna de las dos cosas debe inventarla un rellenador.

Esta es la forma más habitual en que un rellenador de PDF falla, y es invisible hasta que el archivo llega a otra persona. Un PDF guarda dos cosas separadas por cada campo: el valor que contiene y las instrucciones de dibujo que ponen ese valor en la página, su flujo de apariencia. Escribir solo el valor deja las instrucciones describiendo la caja vacía para la que se hicieron. Algunos lectores se dan cuenta y redibujan; la mayoría confía en lo que recibe y no muestra nada. El resultado es un archivo que parece perfectamente completado en la máquina que lo creó y llega en blanco.

Cómo se ve eso medido

• Formulario en blanco: 2.576 píxeles oscuros dentro del rectángulo del propio campo de nombre.
• Valor escrito, apariencia no reconstruida: 2.576 — idéntico. El nombre está en el archivo y se puede leer mediante programación; el papel está vacío.
• Valor escrito, apariencia reconstruida: 4.929. La respuesta está en la página.

Esas cifras provienen de renderizar la salida con un motor PDF completamente distinto del que la escribió, que es la única forma de distinguir ambos casos. Cada guardado de esta herramienta reconstruye la apariencia de todos los campos que tocó, y la fila del medio se conserva como caso de prueba deliberado para que la comprobación no pueda dejar de funcionar en silencio.

Aplanar dibuja el arte de cada campo directamente en la página y después elimina los campos. Lo que era un formulario interactivo pasa a ser una página normal que resulta tener tus respuestas impresas. Nada cambia en su aspecto; todo cambia en lo que se puede hacer con ella después.

Cuándo aplanar y cuándo no

• Aplana cuando el formulario está terminado: va a firma, a un archivo, o a alguien que no debería poder cambiar las cifras.
• Aplana cuando un lector se comporta mal: una página aplanada no tiene widgets que renderizar, así que se ve igual en todas partes, incluso en visores con soporte pobre de formularios.
• Déjalo rellenable si el trabajo continúa: un formulario que corregirás la semana que viene, o una plantilla que varias personas completan por turnos.

La limpieza que nadie hace

Eliminar los campos deja referencias a ellos en la lista de anotaciones de cada página, y un lector estricto se queja de cada una — siete en un formulario de seis campos, en la biblioteca sobre la que se construye esta herramienta. Esas referencias colgantes se eliminan en la misma pasada, de modo que el archivo aplanado se abre en silencio y no con una página de avisos que casi nadie ve y que algún software rechaza directamente.

Adobe LiveCycle produjo un segundo tipo de formulario PDF construido a partir de una descripción XML en vez de objetos de campo PDF. Acrobat los dibuja desde el XML e ignora los campos PDF que hay debajo; casi ningún otro programa los admite. Son la razón por la que a veces un formulario solo muestra un mensaje pidiéndote que lo abras en Acrobat.

Cómo se trata cada tipo

• Un formulario híbrido: el que lleva capa XML y campos PDF reales, que es lo que son en realidad la mayoría de los llamados formularios XFA. Los campos PDF se rellenan y la capa XML se elimina de tu copia, de modo que todos los lectores — Acrobat incluido — muestran las respuestas en lugar de redibujar un formulario vacío.
• Un formulario XFA puro: solo tiene la capa XML. Se rechaza en la puerta, con un mensaje claro y un enlace al editor de PDF, porque no hay nada que un rellenador local pueda tocar y un indicador de carga que acaba fallando es peor que una frase honesta.
• Un formulario sin campos: un escaneo, o una página maquetada en una herramienta de diseño. El documento se abre, la vista previa funciona y la página dice con claridad que no hay nada que rellenar, en vez de presentar un editor vacío y dejarte pensando qué hiciste mal.

Un formulario PDF interactivo es un conjunto de objetos de campo adjuntos al documento, cada uno con un nombre, un tipo, un valor y uno o más widgets que marcan dónde aparece en una página. Rellenar un formulario significa localizar el campo por su nombre, escribir un valor con la forma correcta para su tipo y reconstruir el dibujo de cada uno de sus widgets. Todo lo demás — el contenido de la página, las fuentes que ya lleva el documento, su título y su autor — se deja exactamente como estaba.

Proceso de rellenado

• Leer: se listan todos los campos con su tipo, sus opciones, sus indicadores y la página donde está su widget. Todavía no se decodifica ni se dibuja nada, así que incluso un formulario de cien páginas se abre al instante.
• Responder: cada respuesta se contrasta con lo que el campo puede contener realmente — una opción que no existe se descarta en vez de escribirse, y se respeta la longitud máxima cuando el formulario la declara.
• Escribir: se fijan los valores, se reconstruyen las apariencias y se guarda el archivo. El trabajo ocurre en un hilo en segundo plano para que la página siga respondiendo en un formulario grande.
• Terminar: opcionalmente aplanar, y después descargar. Los bytes originales quedan intactos; lo que obtienes es un archivo nuevo.

Un formulario de doscientos campos se lee en una décima de segundo y se escribe en menos de doscientos milisegundos, en tu dispositivo y sin subir nada.

Los mismos formularios vuelven cada año. Una herramienta que olvida todo en cuanto cierras la pestaña te obliga a reescribir una dirección que ya has escrito seis veces. Guardar tus respuestas crea un archivo pequeño solo con los valores — sin documento, sin archivo personal que almacenar en ningún sitio, sin subida — y volver a soltar ese archivo en la página las aplica de nuevo al formulario.

Cómo se comporta

• Mismo formulario, el año que viene: se restauran todas las respuestas y solo cambias lo que ha cambiado.
• Un formulario distinto: se rellenan los campos cuyos nombres coinciden y se informa del resto, de modo que una coincidencia parcial es útil en vez de un error.
• Un archivo equivocado: se rechaza con una frase que dice qué es, en vez de no hacer nada en silencio.

Las catorce fuentes que todo lector PDF debe tener cubren el texto de Europa occidental y ahí se acaban. Una respuesta con cualquier cosa fuera de ese conjunto tiene que traer una fuente consigo, o los caracteres simplemente no aparecen en la página — el mismo fallo que una apariencia no reconstruida, llegando por otro camino.

Qué se incorpora

• Texto latino simple: nada en absoluto. El archivo no crece.
• Acentos, griego y cirílico: una fuente compacta, recortada a los caracteres realmente usados. Unos cinco kilobytes.
• Latino extendido y puntuación amplia: una fuente mayor, incorporada entera porque recortarla no es lo bastante fiable.
• Chino, japonés y coreano: una fuente CJK completa. Es grande, así que la herramienta lo dice antes de que pulses el botón en vez de sorprenderte con la descarga.

Todas esas fuentes se sirven desde este sitio. No se descarga nada de ningún otro lugar, porque una petición a un tercero que lleva el dato de que abriste un formulario PDF sigue siendo una petición a un tercero. Ninguna fuente local cubre el árabe, el hebreo, el tailandés ni la mayoría de los símbolos. Una respuesta que contenga alguno se señala carácter por carácter antes de escribir nada, con un enlace al editor de PDF, en vez de desaparecer en silencio de la página.

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