Editar metadados DOCX

1. 1

   Adicione um arquivo do Word

   Arraste um arquivo DOCX, DOCM, DOTX ou DOTM para a página, ou clique em Procurar. A ferramenta lê as propriedades existentes do documento e preenche todos os campos com elas.

2. 2

   Edite as propriedades que quiser mudar

   Altere o título, o autor, a empresa, as palavras-chave, as datas ou qualquer um dos 26 campos. Ou clique em Limpar tudo para esvaziar todas as propriedades, ou em Anonimizar para apagar apenas as que identificam uma pessoa ou um empregador.

3. 3

   Aplique e baixe

   Clique em Aplicar. A ferramenta grava os novos valores, relê o arquivo salvo com um segundo leitor, mostra o que mudou e entrega o documento atualizado para download.

Todo documento do Word carrega um conjunto de propriedades que viajam com o arquivo para onde quer que ele vá: quem o escreveu, para qual empresa essa pessoa trabalha, como ele se chama, quando foi criado, por quanto tempo foi editado e, muitas vezes, uma lista de palavras-chave. O Explorador de Arquivos do Windows as mostra no painel de detalhes. O macOS as mostra em Obter Informações. Um sistema de gestão documental as indexa. Um cliente, um jornalista ou um recrutador que receba o arquivo pode ler todas elas com dois cliques. Editar os metadados do Word é decidir o que esse arquivo diz sobre si mesmo antes de sair das suas mãos: colocar um título de verdade para que ele seja encontrável, acrescentar palavras-chave para poder agrupá-lo, ou remover um nome de autor e de empresa antes de enviar um modelo para fora da sua organização.

O que você ganha editando as propriedades

• Um documento localizável: um Título, um Assunto e Palavras-chave reais tornam o arquivo pesquisável no Explorador, no SharePoint e em qualquer sistema documental que indexe propriedades. Um arquivo chamado Documento1.docx sem título é invisível para todos eles.
• Uma entrega limpa: limpar Autor, Salvo pela última vez por, Empresa e Gerente remove os quatro campos que mais frequentemente revelam quem produziu um documento e onde essa pessoa trabalha.
• Atribuição correta: um modelo que circula entre colegas mantém para sempre o nome do autor original até que alguém o mude. Definir o Autor resolve em uma linha.
• Datas honestas: Criação, Modificação e Última impressão são editáveis aqui e intocadas de outra forma, então o histórico de um documento sobrevive a uma edição do título.
• Seus próprios campos: propriedades personalizadas guardam nome de cliente, número de processo, status de revisão ou prazo junto ao documento, e o Word pode inseri-las no texto como campos.
• Um lote confiável: um único conjunto de valores aplicado a até cinquenta documentos, com os campos não tocados de cada documento exatamente como estavam.

Um arquivo do Word é um pacote de partes pequenas, e as propriedades não ficam em um único lugar. Saber qual parte guarda o quê explica por que alguns editores só mostram cinco campos, e por que limpar o Autor pode deixar um nome dentro do documento mesmo assim.

Os quatro lugares onde um nome pode se esconder

• Propriedades principais: Título, Assunto, Autor, Palavras-chave, Comentários, Salvo pela última vez por, Categoria, Status do conteúdo, Número da revisão, Versão, Idioma, Identificador e as datas de Criação, Modificação e Última impressão. É a parte que a maioria dos editores online lê, e para muitos é a única.
• Propriedades estendidas: Empresa, Gerente, Aplicativo, Modelo e Tempo total de edição, além das estatísticas mantidas pelo Word — Páginas, Palavras, Caracteres, Parágrafos e Linhas. O Word mostra Empresa e Gerente na mesma caixa de diálogo que Título e Autor, então uma ferramenta que não enxerga esta parte dirá tranquilamente que um documento é anônimo enquanto ele ainda nomeia o seu empregador.
• Propriedades personalizadas: seus próprios campos nomeados, com valor de texto, número, data ou sim/não. É a guia Personalizar do Word. Documentos produzidos por um sistema de gestão documental costumam estar cheios delas.
• O corpo do documento: cada inserção e exclusão registrada e cada comentário guardam o nome de quem os fez, a lista de pessoas guarda o e-mail dessa pessoa, e cada parágrafo carrega um identificador de sessão de edição que liga o arquivo a uma instalação específica do Word. Nada disso é propriedade do documento, e limpar o Autor não afeta nenhum deles.

Esta ferramenta lê e grava as quatro. Os campos de propriedades cobrem as três primeiras; os controles de dados pessoais no painel de ajustes cobrem a quarta.

A caixa de diálogo de propriedades do Word agrupa seus campos em um bloco de resumo e um de origem, e esta página usa os mesmos nomes na mesma ordem para que o que você definir aqui seja o que verá lá.

Os campos do resumo

• Título: o nome real do documento, independente do nome do arquivo. É o que os sistemas de busca e de gestão documental exibem, e o campo mais útil de preencher.
• Assunto: uma descrição curta do que o documento trata — um projeto, um cliente, um tema.
• Autor: a pessoa que o escreveu. No formato do arquivo é o campo criador, que a caixa de propriedades do Word rotula como Autor. Não é o mesmo campo que Salvo pela última vez por.
• Palavras-chave: etiquetas separadas por vírgula. O Word as chama de Marcas em algumas versões. Usadas para agrupar e para buscar.
• Comentários: uma nota livre mais longa sobre o documento, exibida no painel de detalhes.
• Salvo pela última vez por: quem salvou o arquivo por último. O Word reescreve isso a cada gravação, então costuma ser um nome diferente do Autor — e é o que mais se esquece.
• Categoria: uma classificação, como Relatório, Contrato ou Ata.
• Status do conteúdo: em que ponto do ciclo de vida o documento está — Rascunho, Em revisão, Final.

Os campos de origem

• Empresa e Gerente: sua organização e a pessoa responsável. O Word preenche Empresa automaticamente a partir da instalação, e é por isso que tantos documentos a carregam sem que ninguém perceba.
• Aplicativo e Modelo: qual programa produziu o arquivo e em qual modelo ele se baseou. Ambos nomeiam a máquina de onde o documento veio.
• Tempo total de edição: quantos minutos o documento ficou aberto para edição. Raramente útil e ocasionalmente revelador.
• Número da revisão e Versão: quantas vezes o documento foi salvo, e um rótulo de versão, se houver.
• Idioma e Identificador: a marca de idioma do documento e qualquer número de referência externo.
• Criação, Modificação e Última impressão: as três datas. Cada uma tem um botão para fixá-la no momento atual, e nenhuma muda a menos que você a mude.

Enviar um documento para fora da sua organização é o momento em que suas propriedades mais importam, e o momento em que menos são conferidas. Três predefinições cobrem os casos reais, e cada uma informa exatamente o que faz antes de você clicar em Aplicar.

As três predefinições

• Anonimizar: limpa apenas os campos que identificam uma pessoa, um empregador ou uma máquina — Autor, Salvo pela última vez por, Empresa, Gerente, Aplicativo, Modelo, Tempo total de edição e propriedades personalizadas — e mantém Título, Assunto, Palavras-chave e as datas, de modo que o documento continue localizável e seu histórico intacto. É a predefinição certa para quase todo compartilhamento.
• Limpar tudo: esvazia todas as propriedades, incluindo as estatísticas, e remove as personalizadas por completo. Nada é acrescentado no lugar: a ferramenta não carimba o próprio nome no campo Aplicativo como alguns editores fazem.
• Restaurar original: devolve cada campo ao estado em que o documento chegou, para que você possa experimentar sem precisar recarregar o arquivo.

Ao lado das predefinições, dois controles cuidam da parte que vive no corpo do documento: remover os nomes de autor do controle de alterações e dos comentários, e remover as impressões digitais de sessão de edição. O painel informa quantos nomes foram encontrados e os lista, então você escolhe remover algo específico em vez de marcar uma caixa por precaução. Ambos são Pro.

Um arquivo do Word é um pacote compactado de partes pequenas, e as propriedades vivem em três delas — docProps. Em vez de desmontar o documento e remontá-lo, esta ferramenta lê apenas o índice no fim do arquivo e as três pequenas partes de propriedades para as quais ele aponta, e então grava um arquivo novo cujas demais partes são transportadas como os próprios bytes do original. É por isso que um documento de cem megabytes custa o mesmo que um de dois kilobytes, e é por isso que a promessa de que nada mais mudou pode ser verificada em vez de afirmada: cada parte, exceto as que você editou, é comparada byte a byte no conjunto de testes.

O que acontece quando você clica em Aplicar

• Só os elementos alterados são regravados: um campo que você não tocou nunca é visitado, então não pode ser reordenado, reescapado nem perdido. O que fica são os próprios caracteres do documento, inalterados.
• Partes ausentes são criadas corretamente: se um documento nunca teve Empresa ou uma propriedade personalizada, as partes que as guardam são acrescentadas junto com as entradas que fazem o Word notá-las. Uma parte adicionada sem elas é ignorada em silêncio — é assim que um valor salvo desaparece.
• O resto do arquivo é copiado, não reconstruído: todas as demais partes passam como bytes originais, então imagens não são recompactadas e fontes não são reincorporadas. O tamanho do arquivo mal se move.
• O resultado é relido de forma independente: um segundo leitor, que não compartilha código com o que gravou o arquivo, abre o documento pronto e relata o que encontra. A comparação que você vê é entre o documento com que começou e os bytes que está prestes a baixar.

Ler as propriedades de um documento leva cerca de dois milissegundos, tenha ele dois kilobytes ou cem megabytes.

Alguns hábitos transformam as propriedades do documento em algo útil em vez de uma lembrança tardia, e cada um leva cerca de dez segundos.

Fazendo direito

• Defina um Título em tudo que você precisará encontrar de novo. Nomes de arquivo mudam; títulos viajam com o arquivo.
• Use as Palavras-chave como etiquetas, não como uma frase — termos separados por vírgula são o que os índices de busca de fato aproveitam.
• Confira Empresa e Gerente antes de enviar um documento para fora da sua organização. O Word preenche Empresa por você e quase ninguém percebe.
• Prefira Anonimizar a Limpar tudo ao compartilhar: um título vazio dificulta o arquivamento para quem recebe, e isso não ajuda ninguém.
• Deixe a Criação em paz a menos que tenha motivo para mudá-la. É a informação de procedência mais útil que um arquivo carrega.
• Olhe o painel de verificação depois de salvar. Ele mostra o que realmente está no arquivo, e ler leva um segundo.

Casos de uso comuns

• Enviar uma proposta a um cliente: Anonimizar e depois definir Autor e Empresa com os valores que o cliente deve ver.
• Publicar um modelo: Limpar tudo, para que o modelo chegue sem nenhum traço de quem o construiu.
• Arquivar um lote de exportações: um mesmo Título, Assunto e Categoria aplicados a cinquenta documentos, cada um mantendo as próprias datas.
• Preparar um documento para revisão: remover os nomes de autor do controle de alterações e substituí-los por um rótulo neutro, para que a revisão continue legível e anônima.
• Corrigir um modelo herdado: um documento criado a partir do arquivo de um colega mantém o nome dele como Autor até que alguém mude.
• Adicionar referências de processo ou cliente: propriedades personalizadas as guardam junto ao documento, onde o Word pode inseri-las no texto como campos.

Os números abaixo são medidos pelo próprio conjunto de testes desta ferramenta, em um notebook Windows intermediário, e impressos a cada execução em vez de estimados.

Medido nesta ferramenta

• Ler as propriedades de um documento leva cerca de 2 milissegundos, e o número mal se move entre um arquivo de 2,6 KB e um de 105 MB — a ferramenta lê o índice e três partes pequenas, nunca o documento.
• Gravar leva menos de um milissegundo nesse mesmo documento de 105 MB, porque cada parte que você não editou é transportada como os próprios bytes do arquivo original.
• 26 propriedades internas são lidas e gravadas, contra as 5 que a versão anterior desta página enxergava.
• Cada parte do documento, exceto as que você editou, é comparada byte a byte depois de cada gravação, em 21 formatos de arquivo diferentes.
• Uma leitura e gravação completas geram zero requisições de rede: a medição faz parte do conjunto de testes, não é uma promessa no texto.
• Quatro contêineres são suportados — DOCX, DOCM, DOTX e DOTM — e todo contêiner não suportado é recusado já no seletor de arquivos, com uma mensagem dizendo o que fazer em vez disso.

• Word para PDF
• Word para HTML
• Compressor de Word
• Visualizador de Word
• Editor de metadados PDF
• Visualizador de metadados de imagem