Modifier les métadonnées DOCX

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   Ajoutez un fichier Word

   Déposez un fichier DOCX, DOCM, DOTX ou DOTM sur la page, ou cliquez sur Parcourir. L'outil lit les propriétés existantes du document et remplit chaque champ avec.

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   Modifiez les propriétés voulues

   Changez le titre, l'auteur, la société, les mots-clés, les dates ou n'importe lequel des 26 champs. Ou cliquez sur Tout effacer pour vider toutes les propriétés, ou sur Anonymiser pour n'effacer que celles qui nomment une personne ou un employeur.

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   Appliquez et téléchargez

   Cliquez sur Appliquer. L'outil écrit les nouvelles valeurs, relit le fichier enregistré avec un second lecteur, vous montre ce qui a changé, puis vous remet le document mis à jour.

Chaque document Word transporte un ensemble de propriétés qui voyagent avec le fichier partout où il va : qui l'a écrit, pour quelle société cette personne travaille, comment il s'appelle, quand il a été créé, combien de temps il a été édité, et souvent une liste de mots-clés. L'Explorateur Windows les affiche dans le volet de détails. macOS les affiche dans Lire les informations. Un système de gestion documentaire les indexe. Un client, un journaliste ou un recruteur qui reçoit le fichier peut toutes les lire en deux clics. Modifier les métadonnées Word, c'est décider de ce que ce fichier dit de lui-même avant qu'il ne quitte vos mains : mettre un vrai titre pour qu'on le retrouve, ajouter des mots-clés pour pouvoir le regrouper, ou retirer un nom d'auteur et un nom de société avant d'envoyer un modèle hors de votre organisation.

Ce que la modification des propriétés vous apporte

• Un document repérable : un vrai Titre, un Sujet et des Mots-clés rendent le fichier trouvable dans l'Explorateur, dans SharePoint et dans tout système documentaire qui indexe les propriétés. Un fichier nommé Document1.docx sans titre leur est invisible.
• Une remise propre : effacer Auteur, Dernier enregistrement par, Société et Responsable supprime les quatre champs qui révèlent le plus souvent qui a produit un document et où cette personne travaille.
• Une attribution correcte : un modèle qui circule entre collègues conserve indéfiniment le nom de son auteur d'origine jusqu'à ce que quelqu'un le change. Définir l'Auteur se règle en une ligne.
• Des dates honnêtes : Création, Modification et Dernière impression sont modifiables ici et intactes sinon : l'historique d'un document survit donc à une modification de son titre.
• Vos propres champs : les propriétés personnalisées stockent un nom de client, un numéro de dossier, un état de relecture ou une échéance à côté du document, et Word peut les insérer dans le texte sous forme de champs.
• Un lot fiable : un seul jeu de valeurs appliqué à cinquante documents, chacun conservant ses champs non modifiés exactement tels qu'ils étaient.

Un fichier Word est un paquet de petites parties, et les propriétés ne sont pas stockées au même endroit. Savoir quelle partie contient quoi explique pourquoi certains éditeurs ne montrent que cinq champs, et pourquoi effacer l'Auteur peut malgré tout laisser un nom dans le document.

Les quatre endroits où un nom peut se cacher

• Propriétés principales : Titre, Sujet, Auteur, Mots-clés, Commentaires, Dernier enregistrement par, Catégorie, État du contenu, Numéro de révision, Version, Langue, Identifiant, et les dates de Création, de Modification et de Dernière impression. C'est la partie que lisent la plupart des éditeurs en ligne, et pour beaucoup c'est la seule.
• Propriétés étendues : Société, Responsable, Application, Modèle et Temps d'édition total, plus les statistiques tenues par Word — Pages, Mots, Caractères, Paragraphes et Lignes. Word affiche Société et Responsable dans la même boîte de dialogue que Titre et Auteur : un outil qui ne voit pas cette partie vous annoncera donc tranquillement qu'un document est anonyme alors qu'il nomme encore votre employeur.
• Propriétés personnalisées : vos propres champs nommés, avec une valeur texte, nombre, date ou oui/non. C'est l'onglet Personnalisation de Word. Les documents produits par un système de gestion documentaire en regorgent souvent.
• Le corps du document : chaque insertion et suppression suivie et chaque commentaire enregistrent le nom de la personne qui les a faits, la liste des personnes enregistre son adresse e-mail, et chaque paragraphe porte un identifiant de session d'édition qui relie le fichier à une installation précise de Word. Rien de tout cela n'est une propriété du document, et effacer l'Auteur n'y change rien.

Cet outil lit et écrit les quatre. Les champs de propriétés couvrent les trois premières ; les commandes de données personnelles du panneau de réglages couvrent la quatrième.

La boîte de dialogue des propriétés de Word regroupe ses champs en un bloc de résumé et un bloc d'origine, et cette page reprend les mêmes noms dans le même ordre afin que ce que vous définissez ici soit ce que vous verrez là-bas.

Les champs du résumé

• Titre : le vrai nom du document, indépendant de son nom de fichier. C'est ce qu'affichent les systèmes de recherche et de gestion documentaire, et le champ le plus utile à renseigner.
• Sujet : une courte description de ce dont il s'agit — un projet, un client, un thème.
• Auteur : la personne qui l'a écrit. Dans le format de fichier, c'est le champ créateur, que la boîte de dialogue de Word intitulé Auteur. Ce n'est pas le même champ que Dernier enregistrement par.
• Mots-clés : des étiquettes séparées par des virgules. Word les appelle Balises dans certaines versions. Utilisées pour regrouper et pour rechercher.
• Commentaires : une note libre plus longue sur le document, affichée dans le volet de détails.
• Dernier enregistrement par : qui a enregistré le fichier en dernier. Word le réécrit à chaque enregistrement : c'est donc souvent un nom différent de l'Auteur, et celui qu'on oublie le plus.
• Catégorie : un classement, comme Rapport, Contrat ou Compte rendu.
• État du contenu : où en est le document dans son cycle de vie — Brouillon, En relecture, Final.

Les champs d'origine

• Société et Responsable : votre organisation et la personne responsable. Word renseigne Société automatiquement depuis l'installation, ce qui explique que tant de documents la portent sans qu'on s'en aperçoive.
• Application et Modèle : quel programme a produit le fichier et sur quel modèle il repose. Les deux nomment la machine d'où vient le document.
• Temps d'édition total : combien de minutes le document est resté ouvert en édition. Rarement utile et parfois révélateur.
• Numéro de révision et Version : combien de fois le document a été enregistré, et une étiquette de version si elle a été définie.
• Langue et Identifiant : l'étiquette de langue du document et tout numéro de référence externe.
• Création, Modification et Dernière impression : les trois dates. Chacune dispose d'un bouton pour la fixer à l'instant présent, et aucune n'est changée tant que vous ne la changez pas.

Envoyer un document hors de votre organisation est le moment où ses propriétés comptent le plus, et celui où elles sont le moins vérifiées. Trois préréglages couvrent les cas réels, et chacun indique exactement ce qu'il fait avant que vous ne cliquiez sur Appliquer.

Les trois préréglages

• Anonymiser : n'efface que les champs qui identifient une personne, un employeur ou une machine — Auteur, Dernier enregistrement par, Société, Responsable, Application, Modèle, Temps d'édition total et propriétés personnalisées — et conserve Titre, Sujet, Mots-clés et les dates, de sorte que le document reste repérable et son historique intact. C'est le bon préréglage pour presque tous les partages.
• Tout effacer : vide toutes les propriétés, statistiques comprises, et supprime entièrement les propriétés personnalisées. Rien n'est remis à leur place : l'outil n'inscrit pas son propre nom dans le champ Application comme le font certains éditeurs.
• Restaurer l'original : remet chaque champ dans l'état où le document est arrivé, pour que vous puissiez essayer sans avoir à recharger le fichier.

À côté des préréglages, deux commandes s'occupent de la partie qui vit dans le corps du document : supprimer les noms d'auteur du suivi des modifications et des commentaires, et supprimer les empreintes de session d'édition. Le panneau vous indique combien de noms il a trouvés et les énumère : vous choisissez donc de supprimer quelque chose de précis plutôt que de cocher une case au cas où. Les deux relèvent de Pro.

Un fichier Word est une archive de petites parties, et les propriétés vivent dans trois d'entre elles — docProps. Au lieu de démonter le document puis de le remonter, cet outil ne lit que l'index situé à la fin du fichier et les trois petites parties de propriétés qu'il désigne, puis écrit un nouveau fichier dont les autres parties sont reprises comme les octets mêmes de l'original. C'est pourquoi un document de cent méga-octets coûte autant qu'un document de deux kilo-octets, et c'est pourquoi la promesse que rien d'autre n'a changé peut être vérifiée plutôt qu'affirmée : chaque partie sauf celles que vous avez modifiées est comparée octet par octet dans la suite de tests.

Ce qui se passe quand vous cliquez sur Appliquer

• Seuls les éléments modifiés sont réécrits : un champ auquel vous n'avez pas touché n'est jamais visité, il ne peut donc être ni réordonné, ni ré-échappé, ni perdu. Ce qui reste, ce sont les caractères mêmes du document, inchangés.
• Les parties manquantes sont créées correctement : si un document n'a jamais eu de Société ni de propriété personnalisée, les parties qui les contiennent sont ajoutées avec les entrées qui font que Word les remarque. Une partie ajoutée sans elles est ignorée en silence : c'est ainsi qu'une valeur enregistrée disparaît.
• Le reste du fichier est copié, pas reconstruit : toutes les autres parties passent comme octets d'origine : les images ne sont pas recompressées et les polices ne sont pas réintégrées. La taille du fichier bouge à peine.
• Le résultat est relu de façon indépendante : un second lecteur, qui ne partage aucun code avec celui qui a écrit le fichier, ouvre le document terminé et rapporte ce qu'il y trouve. La comparaison que vous voyez opposé le document de départ aux octets que vous vous apprêtez à télécharger.

Lire les propriétés d'un document prend environ deux millisecondes, qu'il pèse deux kilo-octets ou cent méga-octets.

Quelques habitudes font des propriétés de document quelque chose d'utile plutôt qu'une pensée après coup, et chacune prend une dizaine de secondes.

Bien faire les choses

• Mettez un Titre à tout ce que vous devrez retrouver. Les noms de fichiers changent ; les titres voyagent avec le fichier.
• Utilisez les Mots-clés comme des étiquettes plutôt que comme une phrase : ce sont les termes séparés par des virgules que les index de recherche exploitent vraiment.
• Vérifiez Société et Responsable avant d'envoyer un document hors de votre organisation. Word renseigne Société pour vous et presque personne ne le remarque.
• Préférez Anonymiser à Tout effacer pour un partage : un titre vide complique le classement pour le destinataire, ce qui n'aide personne.
• Laissez la date de Création tranquille sauf raison de la changer. C'est l'élément de provenance le plus utile qu'un fichier transporte.
• Regardez le panneau de vérification après l'enregistrement. Il vous montre ce qu'il y a vraiment dans le fichier, et sa lecture prend une seconde.

Cas d'usage courants

• Envoyer une proposition à un client : Anonymiser, puis définir l'Auteur et la Société avec les valeurs que le client doit voir.
• Publier un modèle : Tout effacer, pour que le modèle arrive sans trace de celui qui l'a construit.
• Classer un lot d'exports : un même Titre, Sujet et une même Catégorie appliqués à cinquante documents, chacun gardant ses propres dates.
• Préparer un document pour relecture : supprimer les noms d'auteur du suivi des modifications et les remplacer par une étiquette neutre, pour que la relecture reste lisible et anonyme.
• Corriger un modèle hérité : un document créé à partir du fichier d'un collègue conserve son nom comme Auteur jusqu'à ce que quelqu'un le change.
• Ajouter des références de dossier ou de client : les propriétés personnalisées les stockent à côté du document, où Word peut les insérer dans le texte sous forme de champs.

Les chiffres ci-dessous sont mesurés par la suite de tests de cet outil, sur un ordinateur portable Windows de milieu de gamme, et imprimés à chaque exécution plutôt qu'estimés.

Mesuré sur cet outil

• Lire les propriétés d'un document prend environ 2 millisecondes, et le chiffre bouge à peine entre un fichier de 2,6 Ko et un fichier de 105 Mo : l'outil lit l'index et trois petites parties, jamais le document.
• L'écriture prend moins d'une milliseconde sur ce même document de 105 Mo, parce que chaque partie que vous n'avez pas modifiée est reprise comme les octets mêmes du fichier d'origine.
• 26 propriétés intégrées sont lues et écrites, contre les 5 que la version précédente de cette page pouvait voir.
• Chaque partie du document sauf celles que vous avez modifiées est comparée octet par octet après chaque enregistrement, sur 21 formes de fichier différentes.
• Une lecture et une écriture complètes produisent zéro requête réseau : la mesure fait partie de la suite de tests, ce n'est pas une promesse du texte.
• Quatre conteneurs sont pris en charge — DOCX, DOCM, DOTX et DOTM — et tout conteneur non pris en charge est refusé dès le sélecteur de fichiers, avec un message indiquant quoi faire à la place.

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