DOCX-Metadaten bearbeiten

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   Word-Datei hinzufügen

   Ziehen Sie eine DOCX-, DOCM-, DOTX- oder DOTM-Datei auf die Seite oder klicken Sie auf Durchsuchen. Das Tool liest die vorhandenen Eigenschaften und füllt jedes Feld damit aus.

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   Die gewünschten Eigenschaften bearbeiten

   Ändern Sie Titel, Autor, Firma, Stichwörter, Daten oder eines der übrigen 26 Felder. Oder klicken Sie auf Alles entfernen, um jede Eigenschaft zu leeren, beziehungsweise auf Anonymisieren, um nur die Felder zu löschen, die eine Person oder einen Arbeitgeber nennen.

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   Anwenden und herunterladen

   Klicken Sie auf Anwenden. Das Tool schreibt die neuen Werte, liest die gespeicherte Datei mit einem zweiten Leser erneut, zeigt Ihnen die Änderungen und stellt das aktualisierte Dokument zum Download bereit.

Jedes Word-Dokument trägt Eigenschaften mit sich, die mit der Datei überallhin wandern: wer es geschrieben hat, für welche Firma diese Person arbeitet, wie es heißt, wann es erstellt wurde, wie lange daran gearbeitet wurde und häufig eine Liste von Stichwörtern. Der Windows-Explorer zeigt sie im Detailbereich an, macOS unter Informationen, ein Dokumentenmanagementsystem indexiert sie. Wer die Datei erhält — ein Kunde, eine Personalabteilung, eine Redaktion — kann sie alle mit zwei Klicks lesen. Word-Metadaten zu bearbeiten heißt zu entscheiden, was die Datei über sich selbst aussagt, bevor sie Ihre Hände verlässt: einen echten Titel setzen, damit sie auffindbar ist, Stichwörter ergänzen, damit sie sich gruppieren lässt, oder einen Autoren- und Firmennamen entfernen, bevor eine Vorlage nach außen geht.

Was das Bearbeiten der Eigenschaften bringt

• Ein auffindbares Dokument: ein echter Titel, Betreff und Stichwörter machen die Datei im Explorer, in SharePoint und in jedem System durchsuchbar, das Eigenschaften indexiert. Eine Datei namens Dokument1.docx ohne Titel ist für alle davon unsichtbar.
• Eine saubere Übergabe: Autor, Zuletzt gespeichert von, Firma und Manager zu leeren entfernt die vier Felder, die am häufigsten verraten, wer ein Dokument erstellt hat und wo diese Person arbeitet.
• Korrekte Zuordnung: eine unter Kolleginnen weitergereichte Vorlage behält den Namen des ursprünglichen Autors für immer, bis ihn jemand ändert. Den Autor zu setzen ist eine Sache von Sekunden.
• Ehrliche Daten: Erstellt, Geändert und Zuletzt gedruckt sind hier bearbeitbar und werden sonst nicht angerührt — die Geschichte eines Dokuments überlebt also eine Titeländerung.
• Eigene Felder: benutzerdefinierte Eigenschaften speichern Kundennamen, Aktenzeichen, Prüfstatus oder Fristen neben dem Dokument, und Word kann sie als Felder in den Text einfügen.
• Ein verlässlicher Stapel: ein Satz Werte für bis zu fünfzig Dokumente, wobei die nicht bearbeiteten Felder jedes einzelnen Dokuments genau so bleiben, wie sie waren.

Eine Word-Datei ist ein Paket aus kleinen Teilen, und die Eigenschaften liegen nicht an einer einzigen Stelle. Zu wissen, welcher Teil was enthält, erklärt, warum manche Editoren nur fünf Felder zeigen und warum das Löschen des Autors trotzdem einen Namen im Dokument zurücklassen kann.

Die vier Orte, an denen sich ein Name verstecken kann

• Kerneigenschaften: Titel, Betreff, Autor, Stichwörter, Kommentare, Zuletzt gespeichert von, Kategorie, Bearbeitungsstatus, Revisionsnummer, Version, Sprache, Bezeichner sowie die Daten Erstellt, Geändert und Zuletzt gedruckt. Diesen Teil lesen die meisten Online-Editoren, und für viele ist er der einzige.
• Erweiterte Eigenschaften: Firma, Manager, Anwendung, Vorlage und Gesamtbearbeitungszeit sowie die von Word geführten Statistiken — Seiten, Wörter, Zeichen, Absätze und Zeilen. Word zeigt Firma und Manager im selben Dialog wie Titel und Autor; ein Tool, das diesen Teil nicht sieht, erklärt ein Dokument also bereitwillig für anonym, während es weiterhin Ihren Arbeitgeber nennt.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften: Ihre eigenen benannten Felder mit Text-, Zahlen-, Datums- oder Ja/Nein-Wert. Das ist das Register Anpassen in Word. Dokumente aus einem Dokumentenmanagementsystem sind oft voll davon.
• Der Dokumentkörper: jede verfolgte Einfügung, Löschung und jeder Kommentar hält den Namen der Person fest, die sie vorgenommen hat, die Personenliste hält ihre E-Mail-Adresse fest, und jeder Absatz trägt eine Sitzungskennung, die die Datei mit einer bestimmten Word-Installation verbindet. Nichts davon ist eine Dokumenteigenschaft, und das Löschen des Autors bewirkt an keiner dieser Stellen etwas.

Dieses Tool liest und schreibt alle vier. Die Eigenschaftsfelder decken die ersten drei ab; die Steuerelemente für personenbezogene Daten im Einstellungsbereich decken den vierten ab.

Der Eigenschaftsdialog von Word gruppiert seine Felder in einen Zusammenfassungs- und einen Herkunftsblock, und diese Seite verwendet dieselben Namen in derselben Reihenfolge, damit das, was Sie hier setzen, genau das ist, was Sie dort sehen.

Die Felder der Zusammenfassung

• Titel: der eigentliche Name des Dokuments, unabhängig vom Dateinamen. Das ist es, was Such- und Dokumentensysteme anzeigen, und das einzelne nützlichste Feld überhaupt.
• Betreff: eine kurze Beschreibung, worum es geht — ein Projekt, ein Kunde, ein Thema.
• Autor: die Person, die es geschrieben hat. Im Dateiformat ist das das Ersteller-Feld, das der Eigenschaftsdialog von Word als Autor bezeichnet. Es ist nicht dasselbe Feld wie Zuletzt gespeichert von.
• Stichwörter: durch Komma getrennte Schlagwörter. Word nennt sie in manchen Versionen Tags. Werden zum Gruppieren und für die Suche verwendet.
• Kommentare: eine längere freie Notiz zum Dokument, die im Detailbereich angezeigt wird.
• Zuletzt gespeichert von: wer die Datei zuletzt gespeichert hat. Word schreibt das bei jedem Speichern neu, es ist daher oft ein anderer Name als der Autor — und derjenige, der am häufigsten vergessen wird.
• Kategorie: eine Einordnung wie Bericht, Vertrag oder Protokoll.
• Bearbeitungsstatus: wo das Dokument in seinem Lebenszyklus steht — Entwurf, In Prüfung, Endfassung.

Die Felder der Herkunft

• Firma und Manager: Ihre Organisation und die verantwortliche Person. Word füllt die Firma automatisch aus der Installation aus — deshalb tragen so viele Dokumente sie stillschweigend mit sich.
• Anwendung und Vorlage: welches Programm die Datei erzeugt hat und auf welcher Vorlage sie beruht. Beide benennen den Rechner, von dem das Dokument stammt.
• Gesamtbearbeitungszeit: wie viele Minuten das Dokument zur Bearbeitung geöffnet war. Selten nützlich und gelegentlich aufschlussreich.
• Revisionsnummer und Version: wie oft das Dokument gespeichert wurde, und eine Versionsbezeichnung, falls eine gesetzt wurde.
• Sprache und Bezeichner: das Sprachkennzeichen des Dokuments und eine etwaige externe Referenznummer.
• Erstellt, Geändert und Zuletzt gedruckt: die drei Daten. Jedes hat eine Schaltfläche für den aktuellen Zeitpunkt, und keines wird verändert, solange Sie es nicht ändern.

Ein Dokument nach außen zu geben ist der Moment, in dem seine Eigenschaften am meisten zählen — und derjenige, in dem sie am seltensten geprüft werden. Drei Voreinstellungen decken die realistischen Fälle ab, und jede sagt vor dem Anwenden genau, was sie tut.

Die drei Voreinstellungen

• Anonymisieren: löscht nur die Felder, die eine Person, einen Arbeitgeber oder einen Rechner identifizieren — Autor, Zuletzt gespeichert von, Firma, Manager, Anwendung, Vorlage, Gesamtbearbeitungszeit und benutzerdefinierte Eigenschaften — und behält Titel, Betreff, Stichwörter und die Daten, damit das Dokument auffindbar bleibt und seine Geschichte erhalten bleibt. Für fast jede Weitergabe ist das die richtige Wahl.
• Alles entfernen: leert jede Eigenschaft einschließlich der Statistiken und entfernt die benutzerdefinierten Eigenschaften vollständig. An ihre Stelle tritt nichts: Das Tool schreibt nicht seinen eigenen Namen in das Anwendungsfeld, wie manche Editoren es tun.
• Original wiederherstellen: setzt jedes Feld auf den Zustand zurück, in dem das Dokument ankam, sodass Sie ausprobieren können, ohne die Datei neu laden zu müssen.

Neben den Voreinstellungen kümmern sich zwei Steuerelemente um den Teil, der im Dokumentkörper liegt: das Entfernen der Autorennamen aus Änderungsverfolgung und Kommentaren und das Entfernen der Sitzungs-Fingerabdrücke. Der Bereich nennt Ihnen, wie viele Namen gefunden wurden, und listet sie auf — Sie entfernen also etwas Konkretes, statt auf Verdacht ein Kästchen anzukreuzen. Beides ist Pro.

Eine Word-Datei ist ein Archiv aus kleinen Teilen, und die Eigenschaften liegen in dreien davon — docProps. Statt das Dokument zu zerlegen und wieder zusammenzusetzen, liest dieses Tool nur das Verzeichnis am Dateiende und die drei kleinen Eigenschaftsteile, auf die es verweist, und schreibt dann eine neue Datei, deren übrige Teile als die eigenen Bytes des Originals übernommen werden. Deshalb kostet ein hundert Megabyte großes Dokument genauso viel wie ein zwei Kilobyte großes, und deshalb lässt sich die Zusage, dass sich sonst nichts geändert hat, prüfen statt behaupten: Jeder Teil außer den bearbeiteten wird in der Testsuite Byte für Byte verglichen.

Was beim Anwenden passiert

• Nur die geänderten Elemente werden neu geschrieben: ein Feld, das Sie nicht angefasst haben, wird nie besucht und kann daher nicht umsortiert, neu maskiert oder verworfen werden. Was bleibt, sind die eigenen Zeichen des Dokuments, unverändert.
• Fehlende Teile werden korrekt angelegt: hatte ein Dokument nie eine Firma oder eine benutzerdefinierte Eigenschaft, werden die Teile dafür samt der Einträge angelegt, die Word sie überhaupt erst bemerken lassen. Ein Teil ohne diese Einträge wird stillschweigend ignoriert — so verschwindet ein gespeicherter Wert.
• Der Rest der Datei wird kopiert, nicht neu gebaut: jeder andere Teil kommt als Originalbytes herüber, Bilder werden also nicht neu komprimiert und Schriften nicht neu eingebettet. Die Dateigröße bewegt sich kaum.
• Das Ergebnis wird unabhängig zurückgelesen: ein zweiter Leser, der keinen Code mit dem schreibenden teilt, öffnet das fertige Dokument und berichtet, was er findet. Der Vergleich, den Sie sehen, ist der zwischen dem Ausgangsdokument und den Bytes, die Sie gleich herunterladen.

Das Lesen der Eigenschaften eines Dokuments dauert etwa zwei Millisekunden — ob es zwei Kilobyte oder hundert Megabyte groß ist.

Ein paar Gewohnheiten machen aus Dokumenteigenschaften etwas Nützliches statt eines nachträglichen Einfalls, und jede kostet etwa zehn Sekunden.

So machen Sie es richtig

• Setzen Sie einen Titel bei allem, was Sie wiederfinden müssen. Dateinamen werden geändert; Titel reisen mit der Datei.
• Verwenden Sie Stichwörter als Schlagwörter, nicht als Satz — auf durch Komma getrennte Begriffe reagieren Suchindizes tatsächlich.
• Prüfen Sie Firma und Manager, bevor ein Dokument Ihre Organisation verlässt. Word füllt die Firma für Sie aus, und fast niemand bemerkt es.
• Bevorzugen Sie beim Teilen Anonymisieren gegenüber Alles entfernen: Ein leerer Titel macht es dem Empfänger schwerer, das Dokument abzulegen — das hilft niemandem.
• Lassen Sie Erstellt in Ruhe, solange Sie keinen Grund haben, es zu ändern. Ein Erstellungsdatum ist die nützlichste Herkunftsangabe, die eine Datei mit sich trägt.
• Sehen Sie nach dem Speichern in den Kontrollbereich. Er zeigt Ihnen, was wirklich in der Datei steht, und das Lesen dauert eine Sekunde.

Häufige Anwendungsfälle

• Ein Angebot an einen Kunden senden: Anonymisieren, dann Autor und Firma auf die Werte setzen, die der Kunde sehen soll.
• Eine Vorlage veröffentlichen: Alles entfernen, damit die Vorlage ohne jede Spur ihres Erstellers ankommt.
• Einen Stapel Exporte ablegen: ein Titel, Betreff und eine Kategorie für fünfzig Dokumente, von denen jedes seine eigenen Daten behält.
• Ein Dokument zur Prüfung vorbereiten: die Autorennamen aus der Änderungsverfolgung entfernen und durch eine neutrale Bezeichnung ersetzen, damit die Prüfung lesbar und anonym bleibt.
• Eine geerbte Vorlage korrigieren: ein aus der Datei einer Kollegin erstelltes Dokument behält ihren Namen als Autor, bis ihn jemand ändert.
• Akten- oder Kundenreferenzen ergänzen: benutzerdefinierte Eigenschaften speichern sie neben dem Dokument, wo Word sie als Felder in den Text einfügen kann.

Die folgenden Zahlen werden von der eigenen Testsuite dieses Tools auf einem Windows-Notebook der Mittelklasse gemessen und bei jedem Lauf ausgegeben statt geschätzt.

An diesem Tool gemessen

• Das Lesen der Eigenschaften eines Dokuments dauert etwa 2 Millisekunden, und die Zahl bewegt sich zwischen einer 2,6-KB- und einer 105-MB-Datei kaum — das Tool liest das Verzeichnis und drei kleine Teile, nie das Dokument.
• Das Schreiben dauert bei demselben 105-MB-Dokument unter einer Millisekunde, weil jeder nicht bearbeitete Teil als Originalbytes der Datei übernommen wird.
• 26 integrierte Eigenschaften werden gelesen und geschrieben, gegenüber den 5, die die vorherige Version dieser Seite sehen konnte.
• Jeder Teil des Dokuments außer den bearbeiteten wird nach jedem Speichern Byte für Byte verglichen, bei 21 verschiedenen Dateiformen.
• Ein vollständiges Lesen und Schreiben erzeugt null Netzwerkanfragen: Die Messung ist Teil der Testsuite, kein Versprechen im Text.
• Vier Container werden unterstützt — DOCX, DOCM, DOTX und DOTM — und jeder nicht unterstützte wird bereits im Dateidialog abgelehnt, mit einer Meldung, die sagt, was stattdessen zu tun ist.

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