Edit Metadata DOCX

1. 1

   Tambahkan file Word

   Seret file DOCX, DOCM, DOTX, atau DOTM ke halaman, atau tekan Telusuri. Alat ini membaca properti dokumen yang ada dan mengisikannya ke setiap kolom.

2. 2

   Edit properti yang ingin Anda ubah

   Ubah judul, penulis, perusahaan, kata kunci, tanggal, atau salah satu dari 26 kolom lainnya. Atau tekan Hapus semua untuk mengosongkan setiap properti, atau Anonimkan untuk menghapus hanya yang menyebut nama orang atau pemberi kerja.

3. 3

   Terapkan dan unduh

   Tekan Terapkan. Alat ini menulis nilai baru, membaca ulang file tersimpan dengan pembaca kedua, menunjukkan apa yang berubah, lalu menyerahkan dokumen terbaru untuk diunduh.

Setiap dokumen Word membawa sekumpulan properti yang ikut ke mana pun file itu pergi: siapa yang menulisnya, di perusahaan mana orang itu bekerja, apa namanya, kapan dibuat, berapa lama disunting, dan sering kali daftar kata kunci. Windows Explorer menampilkannya di panel detail. macOS menampilkannya di Get Info. Sistem manajemen dokumen mengindeksnya. Klien, jurnalis, atau perekrut yang menerima file itu bisa membaca semuanya dengan dua klik. Mengedit metadata Word berarti memutuskan apa yang dikatakan file itu tentang dirinya sendiri sebelum lepas dari tangan Anda: memberi judul yang sungguhan agar mudah ditemukan, menambahkan kata kunci agar bisa dikelompokkan, atau menghapus nama penulis dan nama perusahaan sebelum mengirim sebuah templat ke luar organisasi Anda.

Apa yang Anda peroleh dari mengedit properti

• Dokumen yang mudah ditemukan: Judul, Subjek, dan Kata kunci yang sungguhan membuat file dapat dicari di Explorer, di SharePoint, dan di setiap sistem dokumen yang mengindeks properti. File bernama Dokumen1.docx tanpa judul tak terlihat oleh semuanya.
• Serah terima yang bersih: mengosongkan Penulis, Terakhir disimpan oleh, Perusahaan, dan Manajer menghapus empat kolom yang paling sering membocorkan siapa yang membuat dokumen dan di mana orang itu bekerja.
• Atribusi yang benar: templat yang berpindah tangan antar rekan kerja mempertahankan nama penulis aslinya selamanya sampai ada yang mengubahnya. Menyetel Penulis adalah perbaikan satu baris.
• Tanggal yang jujur: Dibuat, Diubah, dan Terakhir dicetak dapat disunting di sini dan tidak disentuh selain itu, jadi riwayat sebuah dokumen bertahan meski judulnya diedit.
• Kolom Anda sendiri: properti khusus menyimpan nama klien, nomor perkara, status tinjauan, atau tenggat di samping dokumen, dan Word dapat menyisipkannya ke dalam teks sebagai bidang.
• Batch yang bisa dipercaya: satu set nilai diterapkan ke hingga lima puluh dokumen, dengan kolom yang tidak disentuh pada setiap dokumen tetap persis seperti semula.

File Word adalah paket berisi bagian-bagian kecil, dan propertinya tidak disimpan di satu tempat. Mengetahui bagian mana menyimpan apa menjelaskan mengapa sebagian editor hanya menampilkan lima kolom, dan mengapa mengosongkan Penulis tetap bisa meninggalkan sebuah nama di dalam dokumen.

Empat tempat sebuah nama bisa bersembunyi

• Properti inti: Judul, Subjek, Penulis, Kata kunci, Komentar, Terakhir disimpan oleh, Kategori, Status konten, Nomor revisi, Versi, Bahasa, Pengenal, serta tanggal Dibuat, Diubah, dan Terakhir dicetak. Inilah bagian yang dibaca sebagian besar editor online, dan bagi banyak di antaranya, satu-satunya.
• Properti diperluas: Perusahaan, Manajer, Aplikasi, Templat, dan Total waktu penyuntingan, ditambah statistik yang dipelihara Word - Halaman, Kata, Karakter, Paragraf, dan Baris. Word menampilkan Perusahaan dan Manajer pada dialog yang sama dengan Judul dan Penulis, sehingga alat yang tidak melihat bagian ini akan dengan tenang menyatakan sebuah dokumen anonim padahal ia masih menyebut pemberi kerja Anda.
• Properti khusus: kolom bernama milik Anda sendiri, dengan nilai teks, angka, tanggal, atau ya/tidak. Inilah tab Kustom di Word. Dokumen yang dihasilkan sistem manajemen dokumen sering penuh dengannya.
• Badan dokumen: setiap penyisipan dan penghapusan yang terlacak serta setiap komentar mencatat nama orang yang membuatnya, daftar orang mencatat alamat surelnya, dan setiap paragraf membawa pengenal sesi penyuntingan yang mengaitkan file dengan satu pemasangan Word. Tak satu pun dari ini adalah properti dokumen, dan mengosongkan Penulis tidak berpengaruh pada semuanya.

Alat ini membaca dan menulis keempatnya. Kolom properti mencakup tiga yang pertama; kendali data pribadi di panel pengaturan mencakup yang keempat.

Dialog properti Word mengelompokkan kolomnya menjadi blok ringkasan dan blok asal, dan halaman ini memakai nama yang sama dalam urutan yang sama agar apa yang Anda setel di sini adalah apa yang akan Anda lihat di sana.

Kolom ringkasan

• Judul: nama sebenarnya dokumen, terlepas dari nama filenya. Inilah yang ditampilkan sistem pencarian dan sistem dokumen, dan kolom paling berguna yang bisa diisi.
• Subjek: deskripsi singkat tentang isi dokumen - sebuah proyek, klien, atau topik.
• Penulis: orang yang menulisnya. Dalam format file ini adalah kolom pembuat, yang dilabeli Word sebagai Penulis di dialog propertinya. Bukan kolom yang sama dengan Terakhir disimpan oleh.
• Kata kunci: label yang dipisahkan koma. Word menyebutnya Tag pada sebagian versi. Dipakai untuk pengelompokan dan pencarian.
• Komentar: catatan bebas yang lebih panjang tentang dokumen, ditampilkan di panel detail.
• Terakhir disimpan oleh: siapa yang menyimpan file paling akhir. Word menulis ulang ini setiap kali ada yang menyimpan, jadi sering kali namanya berbeda dari Penulis dan inilah yang paling sering terlupa.
• Kategori: klasifikasi, misalnya Laporan, Kontrak, atau Notulen.
• Status konten: di mana posisi dokumen dalam siklus hidupnya - Draf, Dalam tinjauan, Final.

Kolom asal

• Perusahaan dan Manajer: organisasi Anda dan orang yang bertanggung jawab. Word mengisi Perusahaan secara otomatis dari pemasangannya, dan itulah sebabnya begitu banyak dokumen diam-diam membawanya.
• Aplikasi dan Templat: program apa yang menghasilkan file itu dan templat apa yang menjadi dasarnya. Keduanya menyebut mesin asal dokumen.
• Total waktu penyuntingan: berapa menit dokumen dibuka untuk disunting. Jarang berguna dan sesekali cukup membocorkan.
• Nomor revisi dan Versi: berapa kali dokumen disimpan, dan label versi jika pernah disetel.
• Bahasa dan Pengenal: tanda bahasa dokumen dan nomor rujukan eksternal apa pun.
• Dibuat, Diubah, dan Terakhir dicetak: ketiga tanggal. Masing-masing punya tombol untuk menyetelnya ke saat ini, dan tak satu pun berubah kecuali Anda mengubahnya.

Mengirim dokumen ke luar organisasi adalah saat propertinya paling penting, dan saat propertinya paling jarang diperiksa. Tiga prasetel mencakup kasus nyata, dan masing-masing menyatakan persis apa yang dilakukannya sebelum Anda menekan Terapkan.

Ketiga prasetel

• Anonimkan: mengosongkan hanya kolom yang mengidentifikasi orang, pemberi kerja, atau mesin - Penulis, Terakhir disimpan oleh, Perusahaan, Manajer, Aplikasi, Templat, Total waktu penyuntingan, dan properti khusus - serta mempertahankan Judul, Subjek, Kata kunci, dan tanggal, sehingga dokumen tetap mudah ditemukan dan riwayatnya utuh. Ini prasetel yang tepat untuk hampir setiap pengiriman.
• Hapus semua: mengosongkan setiap properti termasuk statistiknya, dan menghapus properti khusus sepenuhnya. Tidak ada yang ditambahkan sebagai gantinya: alat ini tidak mencapkan namanya sendiri ke kolom Aplikasi seperti yang dilakukan sebagian editor.
• Pulihkan asli: mengembalikan setiap kolom ke keadaan saat dokumen dibuka, sehingga Anda bisa bereksperimen tanpa harus memuat ulang file.

Di samping prasetel, dua kendali menangani bagian yang berada di badan dokumen: menghapus nama penulis dari pelacakan perubahan dan komentar, serta menghapus sidik sesi penyuntingan. Panelnya memberi tahu berapa banyak nama yang ditemukan dan mendaftarnya, sehingga Anda memilih menghapus sesuatu yang spesifik, bukan mencentang kotak untuk berjaga-jaga. Keduanya adalah fitur Pro.

File Word adalah arsip berisi bagian-bagian kecil, dan propertinya berada di tiga di antaranya - docProps. Alih-alih membongkar dokumen lalu merakitnya kembali, alat ini hanya membaca indeks di ujung file dan tiga bagian properti kecil yang ditunjuknya, lalu menulis file baru yang bagian-bagian lainnya dibawa sebagai bita milik aslinya sendiri. Itulah sebabnya dokumen seratus megabita berbiaya sama dengan dokumen dua kilobita, dan itulah sebabnya janji bahwa tidak ada hal lain yang berubah bisa diperiksa alih-alih diklaim: setiap bagian selain yang Anda edit dibandingkan bita demi bita di dalam rangkaian pengujian.

Apa yang terjadi saat Anda menekan Terapkan

• Hanya elemen yang berubah yang ditulis ulang: kolom yang tidak Anda sentuh tidak pernah dikunjungi, jadi tidak bisa diurutkan ulang, di-escape ulang, atau hilang. Elemen yang bertahan adalah karakter milik dokumen itu sendiri, tanpa perubahan.
• Bagian yang hilang dibuat dengan benar: jika sebuah dokumen belum pernah punya Perusahaan atau properti khusus, bagian yang menyimpannya ditambahkan bersama entri yang membuat Word memperhatikannya. Bagian yang ditambahkan tanpa entri itu diabaikan diam-diam - begitulah nilai yang tersimpan bisa lenyap.
• Sisa file disalin, bukan dibangun ulang: semua bagian lain dibawa sebagai bita asli, jadi gambar tidak dikompresi ulang dan font tidak disematkan ulang. Ukuran file nyaris tidak bergerak.
• Hasilnya dibaca ulang secara independen: pembaca kedua, yang tidak berbagi kode dengan yang menulis file, membuka dokumen jadi dan melaporkan apa yang ditemukannya. Perbandingan yang Anda lihat adalah antara dokumen awal dan bita yang akan Anda unduh.

Membaca properti sebuah dokumen memakan sekitar dua milidetik, baik ukurannya dua kilobita maupun seratus megabita.

Beberapa kebiasaan membuat properti dokumen berguna alih-alih jadi renungan belakangan, dan masing-masing hanya makan sekitar sepuluh detik.

Melakukannya dengan benar

• Beri Judul pada apa pun yang perlu Anda temukan lagi. Nama file berubah-ubah; judul ikut bersama filenya.
• Gunakan Kata kunci sebagai label, bukan sebagai kalimat - istilah yang dipisahkan koma itulah yang benar-benar dicocokkan indeks pencarian.
• Periksa Perusahaan dan Manajer sebelum mengirim dokumen ke luar organisasi Anda. Word mengisi Perusahaan untuk Anda dan hampir tidak ada yang menyadarinya.
• Pilih Anonimkan daripada Hapus semua saat berbagi: judul kosong menyulitkan penerima mengarsipkan dokumen, dan itu tidak menolong siapa pun.
• Biarkan tanggal Dibuat apa adanya kecuali Anda punya alasan mengubahnya. Tanggal pembuatan adalah keterangan asal-usul paling berguna yang dibawa sebuah file.
• Lihat panel verifikasi setelah menyimpan. Panel itu menunjukkan apa yang benar-benar ada di dalam file, dan membacanya hanya butuh sedetik.

Kasus penggunaan umum

• Mengirim proposal ke klien: Anonimkan, lalu setel Penulis dan Perusahaan ke nilai yang ingin dilihat klien.
• Menerbitkan templat: Hapus semua, agar templat tiba tanpa jejak siapa pun yang membangunnya.
• Mengarsipkan sekumpulan ekspor: satu Judul, Subjek, dan Kategori diterapkan ke lima puluh dokumen, masing-masing mempertahankan tanggalnya sendiri.
• Menyiapkan dokumen untuk tinjauan: hapus nama penulis dari pelacakan perubahan dan ganti dengan label netral, agar tinjauan tetap terbaca dan anonim.
• Memperbaiki templat warisan: dokumen yang dibuat dari file rekan kerja mempertahankan namanya sebagai Penulis sampai ada yang mengubahnya.
• Menambahkan rujukan perkara atau klien: properti khusus menyimpannya di samping dokumen, tempat Word bisa menyisipkannya ke dalam teks sebagai bidang.

Angka-angka di bawah ini diukur oleh rangkaian pengujian alat ini sendiri, pada laptop Windows kelas menengah, dan dicetak pada setiap jalannya alih-alih diperkirakan.

Diukur pada alat ini

• Membaca properti sebuah dokumen memakan sekitar 2 milidetik, dan angkanya nyaris tidak bergerak antara file 2,6 KB dan file 105 MB - alat ini membaca indeks dan tiga bagian kecil, tidak pernah dokumennya.
• Menulis memakan kurang dari satu milidetik pada dokumen 105 MB yang sama, karena setiap bagian yang tidak Anda edit dibawa sebagai bita milik file aslinya.
• 26 properti bawaan dibaca dan ditulis, dibanding 5 yang bisa dilihat versi sebelumnya halaman ini.
• Setiap bagian dokumen selain yang Anda edit dibandingkan bita demi bita setelah setiap penyimpanan, pada 21 bentuk file yang berbeda.
• Satu siklus baca dan tulis penuh menghasilkan nol permintaan jaringan: pengukurannya bagian dari rangkaian pengujian, bukan janji di dalam teks.
• Empat wadah didukung - DOCX, DOCM, DOTX, dan DOTM - dan setiap wadah yang tidak didukung ditolak di pemilih file dengan pesan yang menyebutkan apa yang harus dilakukan sebagai gantinya.

• Word ke PDF
• Word ke HTML
• Kompresor Word
• Penampil Word
• Editor metadata PDF
• Penampil metadata gambar