Dividir archivos Excel

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   Agrega tu libro

   Arrastra un archivo XLSX, XLSM, XLS, XLSB u ODS. Se lee en tu dispositivo: no se sube nada. La lista de hojas, la cantidad de filas de cada una y una vista previa de las primeras filas aparecen enseguida.

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   Elige cómo dividirlo

   Por hoja convierte cada hoja de cálculo en su propio archivo. Por filas corta una hoja en lotes de tamaño fijo. Por valor de columna genera un archivo por región, cliente o categoría. Por fecha, uno por año, mes o día.

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   Revisa la vista previa

   El panel nombra cada parte que va a crear y cuántas filas tendrá, antes de escribir nada. Ajusta la hoja, el tamaño del lote, la columna o la opción de encabezado hasta que la lista sea la que quieres.

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   Divide y descarga

   Pulsa Dividir. Cada parte se puede descargar por separado, o llévate el conjunto en un solo ZIP. Los anchos de columna, los formatos numéricos, las celdas combinadas y el formato condicional llegan en cada parte.

Divide XLSX/XLS en archivos más pequeños por hoja o por filas con vista previa y exportación ZIP — y ahora también por el valor de una columna o por rango de fechas. Divide un libro de Excel por hoja o por cantidad de filas en archivos separados, elige qué hojas incluir, observa una vista previa en vivo de la hoja que estás cortando y consulta la lista exacta de archivos que producirá la ejecución antes de que se escriba uno solo. Todo ocurre en tu dispositivo: el libro nunca se sube, no hay cola de espera y después no queda ninguna copia en el servidor de nadie.

• Cuatro formas de dividir. Un archivo por hoja, lotes fijos de filas, un archivo por cada valor distinto de una columna, o uno por año, mes o día de una columna de fechas. Las cuatro están en el plan gratuito.
• Selector de hojas, no todo o nada. Marca las hojas que quieras. Un libro de doce pestañas puede producir los tres archivos que necesitas en vez de doce que tendrías que revisar.
• Una vista previa real. Las primeras filas de la hoja elegida se muestran como una cuadrícula, con la columna de división resaltada, y el panel de abajo nombra cada parte y cuántas filas tendrá.
• Formato que sobrevive. Anchos de columna, formatos numéricos y de moneda, fuentes, rellenos, celdas combinadas, formato condicional y validación de datos pasan a cada parte.
• Resultados que puedes inspeccionar. Cada parte se lista con su hoja, su cantidad de filas y su tamaño, descargable por separado o como un ZIP para el conjunto.
• Nombres que se comportan. Los nombres de hoja y los valores de celda se convierten en nombres de archivo de forma segura: separadores, caracteres de control y nombres reservados de Windows quedan neutralizados, y dos partes nunca pueden sobrescribirse entre sí.

Esta es la pregunta que decide si un divisor sirve, y la mayoría de las herramientas la responde con vaguedad. Un archivo XLSX no es realmente una hoja de cálculo: es un pequeño archivo comprimido de documentos XML, y casi todo lo que hace que una hoja se vea como se ve vive fuera de las celdas. Los anchos de columna están en un elemento, los formatos numéricos y de moneda en un documento de estilos compartido, las reglas de formato condicional en otro, y cada celda solo apunta a un estilo por número. Una herramienta que lee un libro en memoria como valores y escribe uno nuevo tiene que reconstruir todo eso, y la mayoría no puede: por eso las partes llegan tan a menudo con la fuente por defecto y las fechas convertidas en números de cinco dígitos.

• Dividir por hoja es exacto. La hoja se copia sin descodificarse nunca, junto con los estilos compartidos, el tema, la tabla de texto compartido y las imágenes. Gráficos, imágenes, hipervínculos, autofiltros, paneles inmovilizados, áreas de impresión y fórmulas llegan sin cambios, porque nada de eso llegó a interpretarse.
• Las divisiones por filas, columna y fecha conservan la apariencia. Cada fila se mueve con sus referencias de estilo intactas, así que los formatos numéricos, las fuentes y los rellenos pasan. Los anchos de columna vienen con la hoja. Las celdas combinadas, el formato condicional y los rangos de validación se redireccionan a los nuevos números de fila en vez de descartarse.
• Las partes cortadas descartan lo que no se puede redireccionar. Autofiltros, dibujos, tablas incrustadas e hipervínculos de hoja se refieren a posiciones de la hoja original, así que un corte los omite en lugar de arrastrar una referencia que no lleva a ninguna parte. Usa dividir por hoja cuando importen: allí se conservan exactamente.
• Las combinaciones que un corte rompería se eliminan, no se redimensionan. Un bloque combinado de las filas 3 a 5 no tiene equivalente honesto en una parte que se quedó con las filas 3 y 91, así que se descarta. El que sobrevive entero se mueve con sus filas.
• XLS, XLSB y ODS llevan valores, no apariencia. Ninguno de los tres es un paquete XML, así que cada uno se convierte antes a XLSX. Todos los valores, todos los formatos numéricos y la estructura de la hoja sobreviven; el estilo original no. La etiqueta junto al nombre del archivo indica qué ruta tomó el tuyo antes de ejecutar.

Un libro de 24,7 MB con seis hojas y 60.000 filas se lee en 70 ms y se divide por hoja en 46 ms, en tu dispositivo.

Un archivo por hoja de cálculo es la división a la que llega casi todo el mundo: un libro ha ido acumulando una pestaña por departamento, por mes o por cliente, y ahora cada una tiene que ir a una persona distinta. Marca las hojas que quieras y cada una se convierte en un libro independiente con el nombre de la hoja de la que salió.

El resultado es un libro de una sola hoja de verdad, no una copia del original con las demás pestañas ocultas. La lista de hojas, las relaciones entre las piezas del archivo y las declaraciones de tipo de contenido se reconstruyen para una hoja; los nombres a nivel de libro que se referían a hojas que no conservaste se eliminan para que nada acabe en un error de referencia; y la caché de recálculo —un índice de todas las celdas con fórmula de todo el libro— se descarta, indicándole a Excel que la reconstruya al abrir. Ese último detalle es la razón de que las partes se abran limpias en vez de mostrar un aviso de reparación, y es el paso que se saltan la mayoría de los divisores caseros.

Los lotes fijos son lo que quiere un límite de importación. Los sistemas que aceptan subidas de hojas de cálculo suelen ponerles tope —5.000 filas, 10.000 filas, 65.536 para lo que todavía habla el formato antiguo— y una exportación de 48.000 filas hay que cortarla en piezas que quepan.

Fija el tamaño del lote y decide si la fila de encabezado se repite arriba en cada parte; casi siempre debería, porque un importador que lee los nombres de columna de la primera fila tratará, si no, la primera fila de datos de cada parte posterior como encabezados. El mínimo del control de tamaño de lote se mueve con la hoja y con tu plan, así que nunca puede fijarse en un valor que produciría más archivos de los que la ejecución tiene permitido escribir. Suena a detalle menor y no lo es: una hoja de 200.000 filas a la que se le pide una fila por archivo son 200.000 archivos, y una herramienta que ofrece ese ajuste es una herramienta a la que algún día se lo pedirán.

Un archivo por región, por cliente, por categoría, por sucursal. Esta es la división que si no se hace a mano —filtrar la columna, copiar las filas visibles, pegar en un libro nuevo, repetir— y es a la vez la más lenta y la más fácil de equivocar sin darse cuenta.

Elige Valor de columna y selecciona la columna en la lista, que nombra cada una por el texto de su encabezado y no solo por su letra: eliges «región», no «columna C». Cada valor distinto de esa columna se convierte en su propio archivo, con el nombre del valor, conteniendo exactamente las filas que lo llevaban y con el encabezado repetido si lo pediste. Las filas cuya celda está vacía se reúnen en su propia parte etiquetada en lugar de descartarse en silencio: un vacío es un grupo, y perder esas filas es la forma en que una división pierde datos sin avisar. Las partes salen en el orden en que los valores aparecen por primera vez en la hoja, así que una columna ya ordenada produce archivos en el orden que esperas.

Un registro, una exportación o un libro mayor con columna de fecha suele querer cortarse por periodo y no por tamaño: un archivo por año para archivar, uno por mes para reportar, uno por día para conciliar.

Elige Rango de fechas, selecciona la columna de fecha y elige año, mes o día. Lo único que hace esto fiable es cómo se reconoce una fecha. Una hoja de cálculo no tiene tipo fecha: una fecha es un número que cuenta días, y la única razón por la que aparece como fecha en pantalla es que el formato numérico de su celda lo dice. Esta herramienta lee ese formato, y por eso una columna de fechas se agrupa como fechas y una columna de cantidades que casualmente se le parece no, y por eso de una división nunca sale 45658 donde debería haber una fecha. Ese fallo es exactamente lo que producía la versión anterior de esta página, porque leía los valores e ignoraba los formatos.

Toda división tiene que responder a esto, y «conservamos tus fórmulas» suele ser la respuesta equivocada más que la generosa.

Dividir por hoja conserva las fórmulas exactamente como estaban, porque la hoja entera viaja intacta: una fórmula que apuntaba a una celda de la misma hoja sigue apuntando a ella. Los modos de filas, columna y fecha sustituyen cada fórmula por el valor que estaba mostrando. No es un compromiso; es el único resultado correcto. Una fórmula como =SUMA(A2:A5000) colocada en un archivo que solo contiene las filas 1 a 1000 ya no describe la misma suma, y una referencia a una fila que la parte no contiene es un mensaje de error donde antes había un número. Excel guarda el resultado más reciente de cada fórmula justo al lado de la propia fórmula, así que el número escrito en la parte es exactamente el que la hoja mostraba: sin recálculo, sin aproximación y sin depender de con qué se abra el archivo después. Cuando una fórmula producía texto en vez de un número, el texto se escribe como una celda de texto en regla para que la parte se abra sin quejas.

Entran cinco formatos y cada parte sale como XLSX, o como CSV en el plan Pro. Dos de los cinco toman la ruta exacta; los otros tres se convierten primero, y la diferencia se indica en pantalla en cuanto se lee el archivo, no después.

XLSX y XLSM: la ruta exacta

Son paquetes XML, así que la herramienta trabaja sobre las propias piezas del archivo. Estilos, temas, texto compartido e imágenes se copian tal cual, y dividir por hoja reproduce la hoja byte a byte. Las macros de un XLSM no pasan a las partes, porque una macro pertenece al libro y no a una hoja; todo lo demás sí.

XLS, XLSB y ODS: se convierten primero

Un XLS de 97-2003 es un flujo binario de registros, un XLSB es un paquete binario y un ODS es un vocabulario XML completamente distinto. Ninguno se puede empalmar, así que cada uno se lee y se reescribe como XLSX antes de la división. Valores, tipos y formatos numéricos sobreviven; las fuentes, rellenos y anchos originales no. La etiqueta junto al nombre del archivo dice «solo valores» para estos tres, de modo que la contrapartida se ve antes de ejecutar y no después.

Qué se rechaza y adónde ir en su lugar

Un libro protegido con contraseña se rechaza con un mensaje que lo dice, en vez de abrirse en blanco: quítale la contraseña en Excel primero. Un archivo que no es un libro en absoluto, incluido un CSV renombrado, se rechaza con un enlace al conversor que sí lo acepta. Un archivo vacío se rechaza como vacío. En todos los casos el rechazo nombra qué era el archivo, qué acepta la herramienta y una cosa que puedes hacer al respecto; nunca deberías llegar a una barra de progreso que después falla.

Los cuatro modos de división, el selector de hojas, la vista previa, la opción de encabezado y la descarga en ZIP son gratis. El plan gratuito limita la escala, no la capacidad.

• Gratis. Un libro cada vez, de hasta 25 MB, produciendo hasta 50 archivos por ejecución, escritos como XLSX y nombrados según el libro y la hoja.
• Pro. Hasta 20 libros en cola, con el tamaño que aguante tu dispositivo en vez de un número elegido por nosotros, hasta 2.000 archivos por ejecución, con CSV como opción de salida, patrón de nombre personalizado y nombre propio para el ZIP.
• Ambos. Todos los modos de división, todas las vistas previas, la lista completa de resultados y la descarga en un ZIP. Nada de lo que decide si la herramienta te sirve está detrás del muro de pago.

• Unir Excel
• Visor de Excel
• Excel a CSV
• Excel a JSON
• Excel a PDF
• CSV a Excel