De Word a PDF: por qué se descoloca el formato y cómo evitarlo
Un DOCX describe un documento; las fuentes y ajustes de la máquina que lo abre deciden cómo se ve. Por eso se mueve el diseño y por eso el PDF lo arregla.
Actualizado el 11 de agosto de 20266 min de lectura
Envía un documento de Word y hay bastantes probabilidades de que el destinatario vea algo distinto de lo que escribiste: un título que se ha ido a la página siguiente, una tabla que ha reventado su columna, una lista con viñetas que ha cambiado de sangría. No es un fallo. Un archivo DOCX describe un documento en lugar de fijar su apariencia, y la máquina que lo abre rellena los huecos con las fuentes y los ajustes de página que casualmente tenga.
Por qué se mueve el diseño
Un DOCX dice «este párrafo es Calibri 11 pt, justificado, con 6 pt después». No incluye Calibri. Si la máquina que lo abre no tiene Calibri, Word sustituye por algo con anchos de letra distintos, cada línea se corta en otra palabra y el documento se repagina. Una sola fuente ausente puede desplazar un informe de 40 páginas en dos páginas.
- Sustitución de fuentes. La causa más común con diferencia, y ocurre en silencio.
- Tamaño de papel por defecto. Un documento hecho para A4 abierto en una máquina configurada en Carta recompone todas las páginas.
- Diferencias del controlador de impresora. Word pregunta a la impresora actual por sus márgenes; otra impresora significa un ancho útil ligeramente distinto.
- Diferencias de versión de Word. Los motores de maquetación cambian entre versiones, sobre todo en tablas y objetos flotantes.
- Diferencias de plataforma. La misma versión en macOS y en Windows puede aplicar guiones y kerning de forma distinta.
Prepara el documento primero
La conversión congela la maquetación tal como está, incluidos los problemas. Cinco minutos de aseo antes de convertir valen más que cualquier cantidad de ajustes después, porque un PDF es deliberadamente difícil de remaquetar.
Usa fuentes comunes, o asume la sustitución
Arial, Times New Roman y Courier New se convierten con anchos de letra exactamente iguales. Cualquier otra fuente —incluida Calibri, la predeterminada de Word— se sustituye al convertir por el equivalente más cercano con serifa, sin serifa o monoespaciado, así que una línea puede cortarse en otra palabra. La sustitución ocurre una sola vez, en tu dispositivo, en lugar de en la máquina del destinatario, y el conversor enumera cada fuente que ha sustituido.
Arregla los saltos de página como es debido
Los párrafos vacíos repetidos para empujar contenido a otra página se romperán en cuanto algo de arriba se recomponga. Usa saltos de página reales y «conservar con el siguiente» en los títulos.
Revisa las tablas a ancho de página completo
Las tablas son donde se concentran los problemas de conversión. Una tabla algo más ancha que el área de texto se aplastará o se saldrá, y es mucho más fácil arreglarlo en Word.
Actualiza campos e índice
Las entradas del índice, las referencias cruzadas y los números de página son campos. Si están desactualizados, se congelan desactualizados: un índice de PDF que apunta a páginas equivocadas es peor que no tener ninguno.
Resuelve los cambios registrados y los comentarios
Acepta o rechaza todo y elimina los comentarios. Nuestro conversor muestra los cambios registrados como aceptados y deja fuera los comentarios, pero el propio DOCX sigue conteniendo ambos, y otros conversores pueden imprimirlos en el PDF.
Convertir
Abre el archivo en Word a PDF y exporta. La conversión funciona en tu dispositivo, algo que aquí importa más que en la mayoría de formatos: los contratos, las cartas de oferta, las facturas y los borradores legales son exactamente los documentos que la gente convierte, y exactamente los que no deberían subirse a un servidor desconocido.
Después abre el PDF y léelo. No lo ojees: lee los saltos de página. Comprueba que ningún título ha quedado abandonado al pie de una página, que ninguna tabla se ha partido de forma incómoda entre dos y que las imágenes están donde las dejaste. Este paso lleva un minuto y detecta casi todo.
Texto seleccionable, el tamaño de página y los márgenes de tu propio documento, procesado en tu dispositivo. El documento nunca se sube.
Convertir Word a PDFCuándo el PDF es el destino equivocado
| Situación | Mejor destino |
|---|---|
| El destinatario tiene que editarlo | Envía el DOCX, o un enlace compartido |
| Contenido que va a una web o a un gestor de contenidos | Word a Markdown o HTML |
| Solo necesitas el texto | Word a texto |
| El destinatario no tiene Word y solo necesita leerlo | PDF, o el visor de Word |
| Se va a imprimir profesionalmente | PDF, pero consulta con la imprenta sangrado y color |
El error que conviene evitar es convertir a PDF y descubrir después que el destinatario tenía que rellenar algo. Si un documento lo va a completar otra persona, o lo mantienes como DOCX o lo construyes como un formulario PDF rellenable: convertir un documento de Word con rayas para huecos no produce ninguna de las dos cosas.
Qué viaja con el archivo
Por defecto, nuestro conversor copia al PDF cuatro propiedades del documento: título, autor, asunto y palabras clave. Los campos de software indican Image Tool Hub, ambas fechas son el momento de la conversión y el campo de empresa nunca se copia. El que hay que vigilar es el autor: Word lo rellena con quien instaló el programa, que con frecuencia no es quien escribió el documento y de vez en cuando revela el nombre de un cliente anterior en una plantilla reutilizada. Elige Eliminar en el ajuste Propiedades del documento para quitarlos todos antes de convertir.
Los comentarios y los cambios registrados son la versión más grave del mismo problema. Hay una larga historia de documentos que salen con el historial de revisión intacto, y el hecho de que un PDF se vea limpio no garantiza que los datos subyacentes lo estén. Resuélvelos en el original y luego comprueba las propiedades del PDF antes de enviarlo, la misma disciplina descrita en redactar un PDF correctamente.
Una última nota práctica: los PDF de documentos de Word con muchas imágenes pueden ser sorprendentemente grandes, porque Word tiende a incrustar las fotos a su resolución original independientemente del tamaño al que se muestren. Si el resultado no cabe en un correo, comprimirlo suele recuperar casi todo sin tocar el texto.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi documento de Word se ve distinto en otro ordenador?
Porque un DOCX describe el documento en lugar de fijar su apariencia. Si la máquina que lo abre no tiene alguna de tus fuentes, Word sustituye por otra con anchos distintos, cada línea se corta en otro punto y las páginas se recomponen. El tamaño de papel por defecto y los márgenes de impresora añaden más variación.
¿Convertir Word a PDF conserva el formato?
Una vez creado, un PDF se ve igual en todas partes: para eso está el formato. Nuestro conversor maqueta el documento en tu dispositivo y usa fuentes estándar con anchos equivalentes: Arial, Times New Roman y Courier New coinciden exactamente, y otras fuentes como Calibri se aproximan. Así que revisa los saltos de página antes de enviarlo, y arregla los problemas en Word antes de convertir y no después.
¿Cómo convierto Word a PDF sin perder calidad?
Asea primero el documento: saltos de página reales en vez de párrafos vacíos, tablas dentro del ancho de texto, campos actualizados y cambios registrados resueltos. Luego convierte y lee el resultado de principio a fin prestando atención a los saltos de página, que es donde aparecen los problemas. En el plan gratuito, las imágenes se guardan a un máximo de 150 ppp a su tamaño impreso, más que suficiente para pantalla e impresión de oficina; Pro conserva los píxeles originales.
¿Es seguro convertir documentos de Word en internet?
Solo si el archivo no se sube. El nuestro convierte en tu propio dispositivo, algo que importa en los documentos que la gente realmente convierte: contratos, cartas de oferta y facturas. El título y el autor del documento se trasladan por defecto; elige Eliminar en el ajuste Propiedades del documento para quitarlos antes de enviarlo.