Añadir números de página a un PDF, incluida la numeración Bates
Dónde colocar los números, cómo tratar los preliminares que no deben numerarse y para qué sirve la numeración Bates en el ámbito legal y de exhibición documental.
Actualizado el 11 de agosto de 20265 min de lectura
Los números de página parecen demasiado triviales para merecer una guía hasta que eres quien dice en una reunión «la tercera página del segundo anexo, más o menos por la mitad» porque el expediente de 200 páginas que todos miran no tiene números. La numeración es lo que hace referenciable un documento y, en el ámbito legal y regulatorio, no es una comodidad: es un requisito con sus propias convenciones.
Numera al final, no al principio
El orden de operaciones importa aquí más que en cualquier otro punto del montaje documental. Los números se dibujan sobre las páginas: no se actualizan si las páginas se mueven. Numera un documento y luego inserta una página, y todos los números posteriores al punto de inserción quedan mal, sin que puedas saber mirando la página 40 si es la cuadragésima.
- 1Une todo en un solo documento primero: consulta cómo unir archivos PDF para acertar con el orden.
- 2Corrige rotación y secuencia para que ninguna página vuelva a moverse.
- 3Elimina todo lo que no vaya a salir.
- 4Y entonces numera. Este es el último paso estructural antes de enviar.
Dónde colocarlos
| Posición | Ideal para | Cuidado con |
|---|---|---|
| Centro inferior | Informes, documentos a una cara | Seguro casi en cualquier caso |
| Esquina inferior exterior | Impresión a doble cara | Debe alternar de lado según la paridad de página |
| Inferior derecha | Expedientes legales, numeración Bates | Es la convención en exhibición documental |
| Superior derecha | Documentos con notas al pie | Puede chocar con los encabezados |
Dos restricciones prácticas. Mantén los números al menos a 10–15 mm del borde, porque las impresoras no imprimen de forma fiable hasta el borde y la encuadernación se come el margen interior. Y comprueba que la posición esté libre en *todas* las páginas: un número que queda limpio bajo el cuerpo de texto en la página 1 puede caer encima de una tabla a todo ancho en la 47.
Preliminares que no deben numerarse
Las portadas, los índices y los separadores no llevan número por convención, o usan numeración romana en minúscula, y la numeración arábiga empieza en la primera página de contenido real. Eso significa que el número impreso en una página y su posición física en el archivo difieren deliberadamente.
Dos ajustes resuelven esto: qué páginas llevan *número* y con qué número *empieza* la primera. Para dejar sin numerar una portada y un índice y que la página 1 del cuerpo sea la tercera hoja, fija el rango de páginas de la 3 a la última (por ejemplo, 3-48) y el número inicial en 1. Equivocarse aquí es el error de numeración más habitual, y es el mismo desfase que estropea dividir un PDF.
Numeración Bates
La numeración Bates es un identificador secuencial estampado en todas las páginas de un conjunto documental, normalmente con un prefijo, de modo que cada página de una producción tenga una referencia única: SMITH-000001, SMITH-000002, etcétera. Debe su nombre al sello numerador que Edwin G. Bates patentó en la década de 1890, y hoy es estándar en la exhibición documental en litigios, donde una parte puede producir decenas de miles de páginas y todas deben poder citarse individualmente.
- Un prefijo que identifique a la parte productora o el asunto, a menudo iniciales o un código de caso.
- Números rellenados con ceros, con dígitos suficientes para toda la producción. Seis dígitos es lo habitual; quedarse corto y reiniciar es un problema real.
- Continuidad entre archivos. La secuencia recorre toda la producción, no cada documento. Nuestra herramienta da a todos los archivos el mismo número inicial, así que une primero la producción en un solo PDF o fija el número inicial de cada archivo en uno más que el último número del archivo anterior.
- Colocación inferior derecha, por convención, despejada de contenido.
La regla que importa: nunca renumeres un conjunto ya producido. Una vez que las páginas se han citado por número Bates en correspondencia o escritos, esas referencias son permanentes. Si se añaden páginas después, reciben su propio rango nuevo en lugar de insertarse en la secuencia existente.
Secuencial o estilo Bates, aplicado en tu dispositivo. Los expedientes y documentos de cliente nunca se suben. La versión gratuita numera un PDF de hasta 25 MB y 100 páginas; los expedientes más grandes y los lotes requieren Pro.
Añadir números de páginaComprobar el resultado
Revisa la primera página numerada
Confirma que lleva el número que pretendías y no uno desplazado. Esta única comprobación detecta la mayoría de los errores.
Revisa la última página
El número final debe coincidir con el total de páginas que esperabas numerar. Una discrepancia significa que el rango estaba mal.
Busca colisiones
Pasa las páginas en vista de miniaturas buscando números encima del contenido. Las tablas y las imágenes a todo ancho son las culpables habituales.
Imprime una página si va a imprimirse
Márgenes que parecen generosos en pantalla pueden caer en la zona no imprimible o perderse en la encuadernación.
Una última consideración para todo lo que salga de tu organización: numerar no toca los metadatos del documento, así que el archivo sigue llevando su título, autor e historial de creación originales. Si el expediente se montó a partir de borradores internos, conviene revisarlo antes de que salga, la misma salvedad que se aplica a cualquier otra operación a nivel de página.
Por último, guarda un original sin numerar. Los números pasan a formar parte del contenido de la página una vez aplicados y no se pueden quitar limpiamente después, así que la única forma práctica de renumerar un documento que ha cambiado es partir de una copia que nunca se estampó. Guardarla no cuesta nada y es la diferencia entre renumerar en dos minutos y reconstruir el expediente desde sus partes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo añado números de página a un PDF gratis?
Abre el documento en una herramienta de numeración, elige la posición y el valor inicial y aplícalo. Hazlo como último paso, después de unir, reordenar y eliminar páginas, porque los números se dibujan sobre las páginas y no se actualizan si estas se mueven después.
¿Qué es la numeración Bates?
Un identificador secuencial estampado en cada página de una producción documental, normalmente con prefijo y ceros de relleno —`SMITH-000001` y así—, para que cada página tenga una referencia única y citable. Debe su nombre al sello numerador que Edwin G. Bates patentó en la década de 1890, hoy es estándar en la exhibición documental en litigios y corre de forma continua por toda la producción en lugar de reiniciarse en cada archivo.
¿Cómo empiezo a numerar después de la portada?
Numera solo un rango de páginas y fija por separado el valor inicial. Para dejar sin numerar portada e índice y que la página 1 del cuerpo sea la tercera hoja, fija el rango de la página 3 a la última (por ejemplo, 3-48) y el número inicial en 1.
¿Puedo quitar los números de página de un PDF?
No limpiamente una vez aplicados: pasan a formar parte del contenido de la página en lugar de ser una capa aparte. Guarda una copia maestra sin numerar para poder renumerar desde cero si el documento cambia, que es mucho más fácil que intentar borrar los números existentes.