Gmail-Anhang: Größenlimit 25 MB – und warum eine 20-MB-Datei trotzdem scheitern kann

Warum eine 20-MB-Datei an einer 25-MB-Grenze scheitern kann

E-Mail wurde gebaut, um Text zu transportieren. Um ein PDF oder ein Video zu senden, wandelt Ihr Mailprogramm es mit Base64-Kodierung um, die je 3 Byte der Datei als 4 Textzeichen darstellt – ein Zuwachs von 33 %, bevor irgendetwas anderes hinzukommt. Zeilenumbrüche und Nachrichtenkopfzeilen fügen noch etwas hinzu; Googles Workspace-Dokumentation beziffert das Ganze auf etwa 37 %.

Ein 20-MB-Video wird kodiert also zu rund 27 MB. Gegenüber einer 25-MB-Grenze, die an der kodierten Nachricht gemessen wird, bleibt real Platz für etwa 18 MB an Dateien. Microsoft sagt das für Geschäftspost ausdrücklich: Nachrichten, die seine Rechenzentren verlassen, wachsen um 33 %, deshalb beschränkt Outlook im Web das Senden auf 25 % weniger als die eingestellte Grenze – eine Einstellung von 100 MB erlaubt Ihnen, 75 MB zu senden.

Was oberhalb der Grenze passiert

Gmail lehnt einen zu großen Anhang nicht ab; es lädt ihn in Ihr Google Drive hoch und setzt stattdessen einen Link in die E-Mail. Outlook.com bietet dasselbe mit OneDrive, und Microsoft weist darauf hin, dass OneDrive-Links nicht auf die Größengrenze der E-Mail angerechnet werden und verlinkte Dateien bis zu 2 GB groß sein dürfen.

Ein Link ist oft die bessere Antwort: Es gibt keine Größenobergrenze, über die Sie sich Gedanken machen müssten, und Sie können den Zugriff später entziehen, was bei einem Anhang nicht geht. Manche Empfänger brauchen aber tatsächlich eine Datei im Posteingang – ein Bewerbungsportal, das nur Anhänge annimmt, eine Kollegin, die offline arbeitet, ein Archiv, das Nachrichten speichert. Für sie gibt es nur eine Antwort: eine kleinere Datei.

So verkleinern Sie jede Art von Anhang

Video ist der übliche Übeltäter. Der Modus „Größe in MB“ des Kompressors nimmt eine Zahl – tippen Sie 18 – und berechnet eine Bitrate, die darunter landet; wirkt das Ergebnis weich, senken Sie die Auflösung auf 720p, statt das Ziel anzuheben. Der kostenlose Tarif nimmt ein Video bis 100 MB und fünf Minuten, mit bis zu 1080p; Pro ergänzt Stapelverarbeitung und 4K. Mehr zu Codecs und Auflösung finden Sie unter ein Video für WhatsApp und E-Mail verkleinern.

PDFs sind nur groß, wenn sie Bilder enthalten. Stark komprimiert diese mit 96 DPI neu und lässt Text, Links und Formularfelder genau so, wie sie waren. Kostenlos wird ein PDF bis 25 MB und 100 Seiten verarbeitet; größere Dateien brauchen Pro. Ein PDF komprimieren, ohne den Text zu ruinieren erklärt, welche Art von PDF schrumpft und welche nicht.

PowerPoint- und Word-Dateien sind Pakete aus Text und Bildern, und fast das gesamte Gewicht sind Bilder, die weit größer gespeichert sind, als sie angezeigt werden. Beide Kompressoren verkleinern sie, führen Duplikate zusammen und werfen Medien heraus, die nirgends verwendet werden; der PowerPoint-Kompressor entfernt außerdem ungenutzte Folienlayouts und den Verlauf der gemeinsamen Bearbeitung. Kostenlos wird eine Präsentation bis 100 MB oder ein Dokument bis 50 MB verarbeitet, mit Bildern bis maximal 1920 Pixel und der Qualitätsstufe Hoch; Pro hebt diese Grenzen auf und ergänzt WebP-Bilder für aktuelle Office-Versionen.

Was selten hilft, ist Zippen. PDFs, Videos, Fotos und Office-Dateien sind intern bereits komprimiert, ein ZIP davon ist also meist kaum kleiner als die Dateien selbst.

Wirklich große Dateien versenden

Manche Dateien sollten gar nicht per E-Mail verschickt werden: Ein zehnminütiges Video, das in 18 MB gequetscht wurde, sieht auch genau so aus. Ab diesem Punkt nutzen Sie den Link, den Ihr Maildienst ohnehin anbietet, oder teilen die Aufgabe auf. Ein langes PDF kann in Teilen gehen – der PDF-Teiler verteilt die Seiten auf so viele Dateien wie nötig, um unter einer festgelegten Größe zu bleiben, etwa 18 MB pro Datei, eine pro E-Mail.

Bei einem Microsoft-365-Geschäftskonto kann ein Administrator den Standard von 35 MB auf bis zu 150 MB anheben. Diese Obergrenze gilt für die kodierte Nachricht, der größte Anhang, der tatsächlich durchkommt, liegt also bei etwa 112 MB. Wenn Sie regelmäßig große Dateien an Kunden schicken, ist das ein Gespräch mit Ihrer IT-Abteilung und nichts, was Sie Nachricht für Nachricht ausfechten sollten.