Editor metadata PDF

1. 1

   Buka PDF Anda

   Jatuhkan PDF ke halaman atau pilih lewat penjelajah. File dibaca di perangkat Anda dan tidak pernah diunggah.

2. 2

   Baca isinya sekarang

   Tabel terisi dengan judul, penulis, subjek, kata kunci, creator, producer, dan kedua tanggal yang berlaku saat ini.

3. 3

   Ubah hanya yang Anda mau

   Ketik pada sebuah field untuk mengubahnya, atau kosongkan untuk menghapusnya. Field yang tidak Anda sentuh tetap persis seperti semula.

4. 4

   Terapkan dan periksa

   Tekan Terapkan. Alat ini membaca ulang file tersimpan dan menunjukkan, field demi field, apa isinya sekarang.

5. 5

   Unduh

   Simpan PDF hasil edit, atau ambil satu batch penuh sebagai satu ZIP.

Metadata adalah apa yang dikatakan sebuah dokumen tentang dirinya sendiri sebelum ada yang membukanya. Ia adalah baris yang ditampilkan pembaca di judul jendela, teks yang dicocokkan pencarian di komputer, nama penulis yang dipakai sistem manajemen dokumen untuk mengarsipkan berkas, dan field yang divalidasi portal pengajuan atau jalur masuk klien saat menerimanya. Ketika salah — dan biasanya memang salah, karena diwarisi dari templat, pemindai, atau program apa pun yang mengekspor file — dokumen jadi lebih sulit ditemukan, lebih sulit dipercaya, dan sesekali ditolak begitu saja.

Apa yang sebenarnya diberikan properti yang benar

• Mudah ditemukan: pencarian di komputer, SharePoint, Google Drive, dan setiap sistem manajemen dokumen mengindeks judul dan kata kunci jauh sebelum teks halaman — dan dokumen hasil pindai tidak punya teks halaman untuk diindeks sama sekali.
• Judul yang bukan nama file: pembaca menampilkan properti Judul di jendela dan di tab, jadi dokumen yang diekspor sebagai “Document1” akan memperkenalkan dirinya begitu di layar bersama, apa pun nama filenya.
• Privasi sebelum berbagi: penulis, creator, dan producer kerap membawa nama orang sungguhan, nama mesin internal, atau versi persis perangkat lunak pembuat file. Ketiganya ikut keluar bersama dokumen kalau tidak ada yang menghapusnya.
• Konsistensi dalam satu kumpulan: folder ekspor yang field subjeknya berarti sama di setiap file adalah folder yang bisa disaring; yang artinya terserah masing-masing penulis, tidak.
• Kepatuhan dan konformansi: PDF/A mensyaratkan properti dokumen dan paket XMP sepakat, dan arsip, regulator, serta penerbit memeriksanya.

Ini hal terpenting yang perlu dipahami tentang mengedit properti PDF, dan di sinilah hampir semua editor gratis diam-diam keliru. PDF menyimpan fakta yang sama dalam dua struktur terpisah, dan tidak ada aturan dalam formatnya yang memaksa keduanya sepakat.

Properti dokumen dan XMP, berdampingan

• Kamus informasi dokumen: mekanisme asli, ada sejak PDF 1.0. Daftar pendek berisi kunci dan nilai — Judul, Penulis, Subjek, Kata kunci, Creator, Producer, tanggal pembuatan, tanggal modifikasi — yang menempel di bagian akhir file. Sederhana, kecil, dan itulah yang dibaca serta ditulis kebanyakan pustaka.
• Paket XMP: dokumen XML yang tertanam di dalam file, memakai Extensible Metadata Platform milik Adobe. Ia memuat delapan field yang sama di bawah kosakata standar (Dublin Core untuk judul, pencipta, dan deskripsi; ruang nama PDF dan XMP untuk kata kunci, producer, dan tanggal) dan bisa memuat jauh lebih banyak: riwayat penyuntingan, pernyataan hak, klaim konformansi, bahkan skema buatan sendiri.
• Siapa membaca yang mana: Acrobat, kebanyakan sistem pengindeks, dan kebanyakan pengelola aset lebih memilih XMP bila ada. Banyak pustaka pemrograman hanya melihat kamusnya. Tidak ada yang salah; keduanya membaca bagian berbeda dari file yang sama.
• Bagaimana keduanya menyimpang: satu program memperbarui kamus, program lain memperbarui paket, dan setelah dua atau tiga langkah file itu menceritakan dua kisah. Tidak ada yang memperingatkan, karena tidak ada yang tidak sah.

Editor ini membaca keduanya begitu Anda membuka dokumen. Bila berbeda, ia menyebutkannya field demi field, menunjukkan apa yang diklaim masing-masing. Saat Anda menerapkan perubahan, ia menulis keduanya dari nilai yang sama lalu membaca ulang file untuk memastikan kini sudah cocok — dan bila entah bagaimana tidak cocok, penyimpanan digagalkan alih-alih menyerahkan dokumen yang bertentangan dengan dirinya sendiri.

Delapan properti standar itu tidak bisa saling menggantikan, dan memakainya sebagaimana mestinya adalah sebagian besar dari apa yang membuat dokumen mudah ditemukan kelak.

Delapan properti standar

• Judul: nama sebenarnya dokumen, seperti yang akan diucapkan seseorang. Bukan nama file. Inilah yang ditampilkan pembaca di jendelanya dan yang ditampilkan hasil pencarian.
• Penulis: orang atau tim yang bertanggung jawab atas isinya. Pisahkan beberapa nama dengan koma; nama-nama itu ditulis sebagai daftar berurutan di paket XMP.
• Subjek: deskripsi satu baris tentang isi dokumen. Di XMP diperlakukan sebagai deskripsi, itulah sebabnya ia boleh lebih panjang dari judul tanpa terlihat janggal di mana pun.
• Kata kunci: istilah yang dipisahkan koma untuk penelusuran. Segelintir istilah yang benar-benar akan diketik orang lebih baik daripada tiga puluh yang tak akan diketik siapa pun.
• Creator: program tempat isinya ditulis — Word, InDesign, LaTeX. Sering kali field paling mengidentifikasi di seluruh file.
• Producer: program yang menulis PDF-nya sendiri, biasanya sebuah konverter atau driver cetak, dan biasanya menyebutkan versinya secara persis.
• Dibuat dan Diubah: penanda waktu, lengkap dengan selisih zona waktu. Keduanya ditampilkan di sini dalam waktu lokal Anda dan ditulis kembali dengan selisih yang sudah dipakai dokumen, sehingga mengedit jam dinding tidak diam-diam memindahkan dokumen dari Berlin ke UTC.
• Properti buatan sendiri: kunci dan nilai tambahan apa pun yang Anda mau — nomor perkara, kode klien, kelas retensi, pusat biaya. Semuanya hidup berdampingan dengan delapan properti standar dan dicerminkan ke paket XMP di bawah ruang nama tersendiri.

Menghapus properti adalah pekerjaan yang berbeda dari mengeditnya, dan justru inilah yang paling sering dilakukan dengan buruk. Mengisi field dengan string kosong bukanlah penghapusan: entri itu masih ada, masih menyatakan dokumen punya penulis, dan masih tampil sebagai baris kosong di pembaca. Menghapus entrinya-lah yang membuatnya benar-benar tidak ada.

Apa yang sebenarnya dilakukan Hapus semua

• Menghapus kedelapan entri standar dari properti dokumen, bukan mengosongkannya.
• Menghapus setiap properti buatan sendiri.
• Menghapus paket XMP sepenuhnya, sehingga tidak ada salinan nilai lama yang tersisa di XML.
• Menimpa entri yang digantikan di tempatnya sebelum menambahkan keadaan baru, sehingga teks yang dihapus tidak tertinggal di bagian file yang lebih awal, tempat pencarian teks akan menemukannya.
• Tidak menambahkan string producer, nama alat, maupun penanda waktu baru apa pun saat keluar.
• Membaca ulang file jadi dan menggagalkan penyimpanan bila ada field mana pun, di salah satu dari dua tempat itu, yang masih memuat nilai.

Dua hal yang sengaja tidak dilakukannya. Ia tidak menyentuh apa pun yang digambar di halaman — nama di kop surat, blok tanda tangan, komentar, atau anotasi adalah isi halaman, bukan metadata, dan menghapusnya adalah tugas alat lain. Dan ia tidak mengklaim mampu menggagalkan pemulihan forensik atas file yang sudah Anda bagikan: ia hanya bisa mengubah salinan yang Anda unduh dari sini. Bila Anda hanya ingin sebagian field pengidentifikasi hilang, Anonimkan mengosongkan penulis, creator, producer, dan properti buatan sendiri sambil membiarkan judul, subjek, dan kata kunci tetap ada — yang biasanya memang maksud dari “siap dikirim keluar”.

Semuanya berjalan di perangkat Anda. Tidak ada yang diunggah, tidak ada antrean di server, dan tidak ada file yang perlu dihapus sesudahnya karena memang tidak pernah ada salinan di tempat lain. Yang tidak biasa adalah betapa sedikit bagian dokumen Anda yang disentuhnya.

Apa yang terjadi saat Anda menekan Terapkan

• Membaca ekornya, bukan filenya: tabel referensi silang sebuah PDF berada di akhir dan menunjuk ke segala sesuatu yang lain, sehingga menemukan propertinya cukup dengan empat pembacaan objek, bukan penguraian penuh. Itulah sebabnya membuka hasil pindai 500 halaman sama cepatnya dengan membuka faktur satu halaman.
• Hanya mengubah entri yang Anda edit: byte setiap properti yang tidak Anda sentuh disalin apa adanya, bukan diserialkan ulang. Sebuah nilai tetap persis dalam pengodean karakter saat ia datang.
• Menimpa entri lama, lalu menambahkan yang baru: properti yang digantikan dikosongkan di tempatnya, dan keadaan baru ditambahkan di akhir. Sisa dokumen — setiap halaman, setiap fon, setiap gambar — tetap utuh, byte demi byte.
• Mundur sepenuhnya, tidak pernah setengah-setengah: sebagian dokumen menaruh propertinya di dalam aliran objek terkompresi, tempat byte lama tidak bisa ditimpa di tempatnya. Dokumen seperti itu dibangun ulang seutuhnya — lebih lambat, hasilnya sama.
• Memverifikasi sebelum Anda melihatnya: byte hasil dibaca ulang dan diperiksa — setiap field yang Anda ubah memuat apa yang Anda minta, setiap field yang tidak Anda ubah tetap sama, dan kedua tempat penyimpanan sepakat. Kegagalan menghentikan penyimpanan alih-alih sampai ke unduhan Anda.

Hanya membaca dan menulis ulang beberapa ratus byte tempat properti sebuah dokumen berada, sehingga file 100 MB memakan biaya yang sama dengan file 100 KB.

Kebijakan metadata yang muat di satu kartu indeks adalah kebijakan yang benar-benar dijalankan orang. Berikut aturan yang sepadan dengan usahanya, diambil dari cara tim hukum, keuangan, dan agensi benar-benar memakai field ini.

Kiat mutu dan kepatuhan

• Samakan judul dengan tajuk di halaman satu. Kalau orang yang membaca dokumen itu tidak mengenali judulnya, itu judul yang salah.
• Lebih baik segelintir kata kunci yang benar-benar akan diketik orang daripada daftar lengkap yang tak akan diketik siapa pun.
• Periksa creator dan producer sebelum apa pun keluar dari kantor. Keduanya paling mungkin menyebut nama orang, mesin, atau perangkat lunak tanpa lisensi.
• Jaga nilai subjek tetap berada dalam taksonomi yang sudah dipakai tim Anda, agar field itu bisa disaring, bukan sekadar dibaca.
• Simpan aslinya bila Anda mengedit dokumen yang terikat kewajiban retensi atau pembuktian. Mengedit metadata mengubah byte file, dan salinan awal itu bisa jadi adalah catatan resminya.
• Tetapkan tanggal dengan sengaja alih-alih membiarkan apa pun yang dicap program pengekspor. Tanggal pembuatan berupa “kapan driver cetak berjalan” lebih buruk daripada tanpa tanggal.

Kasus penggunaan umum

• Hukum: menyeragamkan properti di seluruh berkas produksi sebelum pengajuan atau pertukaran, sekaligus menghapus field penulis dan producer yang akan menunjukkan mesin penyusunnya.
• Keuangan dan operasi: memberi satu folder faktur atau rekening koran hasil ekspor skema subjek dan kata kunci yang konsisten agar arsipnya masih bisa dicari bertahun-tahun kemudian.
• Agensi dan studio: membuang string producer khas alat dan nama penulis internal sebelum serah terima ke klien, sambil mempertahankan judul dan deskripsi yang membuat file itu berguna.
• Penerbitan dan arsip: menyelaraskan properti dokumen dengan paket XMP, syarat keras PDF/A dan penyebab umum gagalnya pemeriksaan konformansi.
• Riset dan perpustakaan: memperbaiki judul dan penulis pada bahan hasil pindai agar repositori mengindeksnya dengan sesuatu selain bawaan pemindai.

Beberapa angka yang menjelaskan mengapa alat ini dibangun seperti sekarang.

Diukur pada alat ini

• 8 field standar, 2 tempat penyimpanan: enam belas tempat sebuah nilai bisa berada, dan tidak ada aturan dalam formatnya yang mengharuskan semuanya sepakat.
• Sekitar 250 byte ditambahkan untuk satu perubahan biasa: sisa file disalin tanpa perubahan, berapa pun ukurannya.
• Tidak bergantung pada jumlah halaman: dokumen 500 halaman dan dokumen satu halaman memakan kerja yang sama, karena halaman keduanya sama-sama tidak dibaca.
• Hingga 50 dokumen sekali batch dengan Pro: satu set nilai diterapkan ke semuanya, dengan setiap field yang tidak disentuh dibiarkan utuh di setiap file.
• 3 pembaca independen sepakat: setiap hasil alat ini diperiksa terhadap dua implementasi PDF lain sebelum dikirimkan.

• Kompres PDF
• Nomor halaman PDF
• Gabungkan file PDF
• Putar halaman PDF
• Tanda air PDF
• Isi formulir PDF